ضابط دعم إداري
Admin support officer
المسمى الوظيفي: ضابط دعم إداري
الشركة: هيتاشي للطاقة المحدودة
الموقع: جدة، المدينة، المملكة العربية السعودية
رقم الوظيفة: R0146264
تاريخ النشر: 2026-09-28
فئة الوظيفة: الإدارة والمرافق
نوع الدوام: دوام كامل
العمل عن بُعد: لا
الوصف الوظيفي
الفرصة
تنسيق أنشطة وعمليات المكتب لضمان الكفاءة والالتزام بسياسات الشركة.
مراقبة دخول الزوار والحفاظ على الوعي الأمني.
التنسيق مع الأمن لتسجيل الزوار.
التحكم في المخزون المتعلق بمنطقة الاستقبال.
استلام وفرز البريد والفاكس والطرود.
الرد على الهاتف وفرز وتحويل المكالمات وتقديم المعلومات عند الحاجة.
استلام وإرسال الشحنات من DHL وTNT.
الإشراف على نشاط العيادة وطلب المستلزمات الطبية.
استقبال الأشخاص الداخلين إلى المنظمة.
توجيه الأشخاص إلى الوجهة الصحيحة.
التعامل مع استفسارات الجمهور والعملاء.
جدولة المواعيد للزوار.
مراقبة وصيانة معدات المكتب (الفاكس، آلة النسخ).
ترتيب وصيانة منطقة الاستقبال.
الاحتفاظ بسجل الزوار.
تنسيق أنشطة وعمليات المكتب لضمان الكفاءة والالتزام بسياسات الشركة.
الفحص الدوري لسير العمل الإداري، وطباعة كل طلب وإحالته إلى الموظف الإداري المعني لاتخاذ الإجراء اللازم.
التعامل مع طلبات مستلزمات المكتب والتحكم فيها بالتنسيق مع إدارة سلسلة التوريد.
التعامل مع مهام الكانتين، والتنظيم مع موردي الوجبات، وتوزيع فواتير الكانتين على مراكز التكلفة المناسبة.
مساعدة منطقة الاستقبال في الرد على المكالمات الواردة وإرسال الفاكسات.
تنفيذ الأرشفة الدقيقة وضوابط التوثيق والأرشفة لأنشطة الإدارة.
المساعدة في فحص فواتير الموردين قبل موافقة مدير الإدارة والمالية.
الإشراف على طلبات النقل وتنظيم إرسال السائقين.
الإشراف على مستلزمات المطبخ وطلبها.
التنسيق مع الموظفين الإداريين الإقليميين عند الحاجة.
معالجة دفع فواتير الهاتف الفردية.
ترتيب قاعات الاجتماعات في حالات التدريب (وجبات خفيفة + غداء) ودعم الأعمال لترتيب جميع الفعاليات أيضاً.
استلام ومراجعة فواتير الفنادق وفواتير تأجير السيارات وفواتير المجمعات السكنية.
دراسة حالة بحالة للحالات السرية العليا التي تحيلها إدارة هيتاشي للتقييم.
إعداد طلبات الدفع الشهرية لدعم الكانتين.
إمكانية الوصول والترتيبات التيسيرية
يمكن للأفراد المؤهلين ذوي الإعاقة طلب ترتيب تيسيري إذا كانوا غير قادرين أو محدودي القدرة على استخدام أو الوصول إلى موقع هيتاشي للطاقة الوظيفي بسبب إعاقتهم. يمكنك طلب ترتيبات تيسيرية من خلال ملء نموذج استفسار عام على موقعنا الإلكتروني. يرجى تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك وتفاصيل محددة حول الترتيب التيسيري المطلوب لدعمك خلال عملية التقديم على الوظيفة.
هذا مخصص فقط للباحثين عن عمل من ذوي الإعاقة الذين يحتاجون إلى مساعدة في إمكانية الوصول أو ترتيب تيسيري في عملية التقديم على الوظيفة. الرسائل المتروكة لأغراض أخرى لن تتلقى رداً.
استخدام الذكاء الاصطناعي والأدوات الآلية في التوظيف
كجزء من عملية التوظيف لدينا، تستخدم هيتاشي للطاقة أدوات رقمية وآلية، بما في ذلك حلول مدعومة بالذكاء الاصطناعي، للمساعدة في أنشطة مثل فرز الطلبات ومطابقة الوظائف وجدولة المقابلات. تم تصميم هذه الأدوات لدعم مسؤولي التوظيف لدينا ولا تحل محل اتخاذ القرار البشري. تتم معالجة بيانات المرشحين وفقاً لقوانين حماية البيانات والتوظيف المعمول بها وكذلك إشعار الخصوصية العالمي للبيانات الخاص بهيتاشي.
فحص الخلفية وفحوصات الأمن
كجزء من عملية التوظيف، تجري هيتاشي للطاقة فحوصات خلفية قبل التوظيف قد تشمل التحقق من تاريخ العمل والتعليم والسجلات الجنائية ومعلومات أخرى ذات صلة، وفقاً للقوانين المعمول بها.
بالنسبة لبعض الأدوار - خاصة تلك التي تتضمن الوصول إلى معلومات حساسة أو مسؤوليات مالية أو بيانات العملاء أو بيئات منظمة أو وظائف حساسة أمنياً - قد تكون هناك حاجة إلى فحوصات خلفية أو أمنية إضافية أو أكثر شمولاً. قد تشمل هذه، على سبيل المثال لا الحصر، فحوصات معززة للسجل الجنائي، ومراجعات السجل الائتماني (حيثما يسمح القانون)، وفحص العقوبات، أو تدابير العناية الواجبة الأخرى المتوافقة مع مسؤوليات الوظيفة.
سيتم تحديد نطاق وعمق أي مراجعة خلفية أو أمنية بناءً على طبيعة الدور والضرورة التجارية، وسيتم إجراؤها دائماً بالامتثال للقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية المعمول بها. سيتم إخطار المرشحين، وعند الحاجة، سيُطلب منهم تقديم الموافقة قبل بدء أي من هذه الفحوصات.