نظرة عامة
تتمثل المهمة الرئيسية لهذا الدور في إدارة وتنظيم تدفق الوثائق بكفاءة، وضمان أمانها وأمنها. تشمل المسؤوليات إدارة الوثائق، والتواصل والتعاون، والامتثال للشؤون التنظيمية، وصيانة النظام وتحسينه، وإدارة المخاطر، بالإضافة إلى الكفاءة في الموارد البشرية وحل المشكلات.
المسؤوليات
- **إدارة الوثائق:**
- تنظيم وتخزين واسترجاع وتوزيع الوثائق بكفاءة.
- ضمان تسمية وتصنيف وتخزين الوثائق وفقًا لمعايير الشركة.
- مراقبة التعديلات وإزالة النسخ المتقادمة.
- **التواصل والتعاون:**
- تسهيل التواصل بين الأقسام لتبادل الوثائق بسلاسة.
- التنسيق مع فرق المشاريع لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتسليم الوثائق في الوقت المحدد.
- دعم وتدريب الموظفين على أنظمة إدارة الوثائق.
- **الامتثال والشؤون التنظيمية:**
- البقاء على اطلاع بأحدث اللوائح التنظيمية المتعلقة بإدارة الوثائق.
- ضمان استيفاء الوثائق للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
- المساعدة في التوثيق لعمليات مراجعة الحسابات والتفتيش.
- **صيانة النظام وتحسينه:**
- مراقبة أداء نظام إدارة الوثائق واقتراح التحسينات.
- تصحيح الأخطاء البرمجية وتقديم الحلول.
- تطوير أفضل الممارسات لمراقبة الوثائق لتحسين الكفاءة.
- **إدارة المخاطر:**
- تحديد مخاطر إدارة الوثائق وتنفيذ استراتيجيات التخفيف من المخاطر.
- وضع إجراءات النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات لحماية الوثائق.
- التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات لضمان اتباع بروتوكولات أمن الوثائق.
- **الكفاءة في الموارد البشرية:**
- التعاون مع الفرق لتحقيق الأهداف بفعالية.
- ضمان التواصل الفعال مع الزملاء والمديرين وإظهار الانفتاح على التوجيهات والتعليقات.
- **حل المشكلات:**
- المساعدة في حل أي مشكلات ذات صلة تنشأ وتصعيد أي مشكلات تشغيلية معقدة.
- **الجودة:**
- اتباع المتطلبات والمواصفات النوعية للخدمات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
- **عملية الأعمال:**
- تنفيذ المهام ذات الصلة والامتثال لها وفقًا للسياسات والتعليمات والإجراءات المحددة.
المتطلبات
- دبلوم في إدارة الأعمال.
- خبرة حديثة التخرج - 0-2 سنة.
- مهارات تصنيف الوثائق وإدارة الوثائق.
- القدرة على إعداد الوثائق السرية وإعداد التقارير المخصصة.
المهارات المطلوبة
تصنيف الوثائقإدارة الوثائقإعداد الوثائقالسريةتقارير مخصصة
شارك هذه الوظيفة
تنبيهات ذكية
اختر متى نخبرك. · 1 مفعّل
كل وظائف الفنار
جميع الوظائف الجديدة
وظائف في الرياض
وظائف جديدة في هذه المدينة
وظائف الشؤون القانونية
وظائف في نفس المجال