مدير عمليات (فعاليات) - عقد لمدة 9 أشهر
Operations Manager (Events) - 9 month contract
وصف الوظيفة
تبحث Portfolio 3 عن بناء فريق العمليات لديها بمدير عمليات جديد ينضم إلى الفريق ويساعد في تعزيز أساسنا. مع دخولها عامها الثالث، تتطلع المحفظة إلى البناء على نجاحها الأولي مع CPHI الشرق الأوسط، ومنتدى العمرة والزيارة، ومؤتمر السعودية البحري واللوجستي. مع المزيد من المشاريع المثيرة في الأفق، يمكنك أن تكون أحد المحركات الرئيسية في المرحلة التالية من تقديم تجارب مذهلة، وبناء علامات تجارية لا تُنسى، في المملكة.
بينما تبني Portfolio 3 وتنمو، فإننا نبحث عن شخص للمساعدة تحديدًا، ولكن ليس حصريًا، في تنفيذ:
منظومة منتدى العمرة والزيارة المتوسعة
فعالية الابتكار من أجل استدامة المياه (IDWS) المتطورة بعد نجاح عامها الأول.
مدير العمليات مسؤول عن التنفيذ التشغيلي الاحترافي للفعاليات والميزات والمشاريع المخصصة له؛ ستضمن تقديمها جميعًا إلى أعلى المعايير الممكنة وإلى رضا جميع الأطراف المعنية بشكل متسق طوال العام.
يتبع مدير العمليات لرئيس ومديري العمليات الأولين، وسيكون مسؤولًا مع مدير العمليات الأول عن تنفيذ أهداف عمليات EMEA. تتمثل النية في أن يتولى مدير العمليات في النهاية القيادة الكاملة لإدارة هذه المسارات، مع مشاركة واتصال على مستوى الوزارة العالي المطلوب.
يجب أن يقود مدير العمليات بالقدوة ويظهر المسؤولية المهنية تجاه القسم في جميع الأوقات. إضافة قيمة إلى قسم العمليات والمحفظة على حد سواء ومساعدة الآخرين على بناء معرفتهم وقدراتهم من أجل مستقبل تحالف.
المهام التشغيلية
كن نقطة الاتصال الرئيسية لفرق المعارض في جميع الأمور المتعلقة بالمعارض المخصصة لك، داخليًا وخارجيًا.
المسؤولية عن وضع وتوقع بانتظام وتحقيق ميزانيات المعارض التشغيلية للفعاليات المخصصة.
المسؤولية عن الإدارة الناجحة للمعارض والتنفيذ الفني لعدة فعاليات مادية ورقمية على مدار العام بما في ذلك الميزات والاضطلاع الكامل بجميع المهام ذات الصلة.
إدارة إنتاج وتنفيذ خطط مشاريع المعارض لضمان تنفيذ جميع المهام التشغيلية في الوقت المناسب وفقًا لخطط المشاريع الفردية وضمن المواعيد النهائية عبر جميع فعالياتك.
ضمان أن جميع الفعاليات المخصصة تعمل ضمن إرشادات الصحة والسلامة والأمن والاستدامة للشركة في جميع الأوقات.
تنفيذ اتفاقيات مستوى الخدمة الداخلية والخارجية على جميع الفعاليات المخصصة.
الإشراف على إنتاج وتسليم دليل العارضين للمعرض.
التواصل مع الموردين لإدارة الموجز والتصميم وإنتاج الميزات وعملية اللافتات بالتنسيق مع فرق المعارض والرعاة.
التواصل مع الموردين وفرق المعارض لإدارة الموجز والتصميم والإنتاج وإدارة مناطق التسجيل وتجربة الترحيب الشاملة.
تجميع تقارير ما بعد الفعالية وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية.
بالتعاون مع فريق المشتريات، مراقبة الأداء المستمر للمقاولين الرئيسيين واستكشاف المشكلات / تحديد الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة في كل فعالية.
الإدارة
إدارة وتوجيه وتطوير المرؤوسين المباشرين والآخرين داخل فريق عمليات EMEA. ستدير المرؤوسين المباشرين على أساس يومي حيث ينطبق ذلك، وقد يتم تخصيص كل منهم عبر فعاليات متعددة على مدار العام مما يتطلب منك العمل جنبًا إلى جنب مع مديري العمليات الآخرين لموازنة أعباء العمل والأولويات بفعالية لكل عضو في الفريق على حدة.
وضع ومراقبة وإدارة أهداف أداء المرؤوسين المباشرين وتحديد الاحتياجات التدريبية.
العمل مع الزملاء لتحقيق أفضل الممارسات من حيث التخطيط والإدارة التشغيلية.
الامتثال / القانوني / الصحة والسلامة / الاستدامة
الالتزام بجميع متطلبات الامتثال لدى إنفورما ومراقبة أداء الموردين لضمان تلبية متطلباتنا.
اتباع نموذج تشغيل HSS الكامل لجميع الفعاليات المخصصة، وتقديم المستندات كما هو مطلوب بطريقة سريعة وموجزة ودمج أفضل الممارسات والتحسين المستمر في جميع تخطيط فعالياتك.
التعاون مع فريق الصحة والسلامة في إنفورما لضمان تلبية الموردين لمتطلبات الصحة والسلامة لدينا وتجاوزها.
العمل مع فريق الصحة والسلامة على التدابير التصحيحية عند الضرورة.
كن شريكًا نشطًا لفريق الاستدامة في إنفورما وابحث عن فرص لدعم وتعزيز مبادرات الاستدامة لدينا.
المؤهلات
تعليم بمستوى درجة جامعية أو ما يعادلها
الصفات المطلوبة للدور
مهارات قوية وفعالة شفهية وكتابية باللغتين العربية والإنجليزية.
5 سنوات من الخبرة في الفعاليات أو صناعة المعارض أو ما شابه ذلك.
يجب أن يكون قد أدار بشكل مستقل وناجح عمليات على فعاليات كبيرة متعددة بمعيار عالٍ باستمرار.
خبرة في إدارة ودعم وتطوير مرؤوسين مباشرين متعددين في وقت واحد.
ستمتلك معرفة عملية جيدة بصناعة المعارض والقاعات بالإضافة إلى علاقة عمل رائعة مع جميع المقاولين الرسميين.
مهارات تواصل فعالة – القدرة على التواصل مع أعضاء فريق العمليات وكذلك العمل مع وإعداد التقارير لمستوى المديرين في جميع أنحاء المحفظة/المحافظ.
الإلمام بممارسات الشراء الجيدة.
مهارات تعامل ممتازة والقدرة على إلهام وتحفيز الآخرين، والتفكير خارج الصندوق لإيجاد حلول إبداعية.
القدرة على توقع المشكلات و/أو وضع خطط طوارئ.
قدرة مثبتة على العمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة، مع الاهتمام بالتفاصيل تحت الضغط شرط أساسي.
الاستعداد والقدرة على السفر / العمل عبر مناطق زمنية مختلفة خاصة داخل منطقة EMEA.
معرفة مثبتة بإرشادات الصحة والسلامة للمعارض وتنفيذها.
إلمام بالكمبيوتر وإتقان استخدام برامج الأعمال الشائعة وبرامج إدارة المشاريع.
شهادة IOSH لإدارة السلامة (أو ما يعادلها) كحد أدنى.
مهارة إدارة الميزانيات الكبيرة السابقة ميزة إضافية.
معلومات إضافية
يرجى ملاحظة أن هذا دور بعقد لمدة 9 أشهر. يمكن أن يكون...