موظف - الإدارة
Officer - Administration
وصف الوظيفة
نظرة عامة
المسمى الوظيفي: موظف
رمز الوظيفة: 707765
الدرجة: I1
المجموعة: التخطيط المؤسسي والتمكين
القسم: المرافق والإدارة
الوحدة: الصحة والسلامة والبيئة والإدارة – الإدارة والنقل
الغرض من الدور
الهدف هو بيان الأهمية العامة للوظيفة من منظور المنظمة. يوجد هذا الدور لدعم تقديم الخدمات الإدارية وخدمات النقل من خلال تنسيق طلبات الخدمة اليومية، وترتيبات النقل، والمتطلبات المكتبية والإدارية، والسجلات والمراسلات ذات الصلة. يساهم الدور في التشغيل السلس لخدمات دعم مكان العمل من خلال متابعة الطلبات، والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين ومقدمي الخدمات، وضمان تقديم الخدمات بدقة وفي الوقت المناسب.
المسؤوليات والأنشطة الرئيسية
يصف هذا القسم المخرجات الرئيسية المطلوبة من الوظيفة.
المسؤوليات الرئيسية | الأنشطة الرئيسية
دعم الخدمات الإدارية
تنسيق خدمات النقل
خدمات الدعم المكتبي
المراسلات والتوثيق
إدارة طلبات الخدمة
تنسيق الموردين ومقدمي الخدمات
دعم أصحاب المصلحة
سجلات الخدمة والتقارير
السياسات والعمليات والإجراءات
أمن المعلومات
مواصفات الوظيفة
المؤهلات الأكاديمية والمهنية
سنوات وطبيعة الخبرة
- دعم تقديم الخدمات الإدارية والمتطلبات اليومية.
- استلام ومعالجة ومتابعة طلبات الخدمات الإدارية.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان إنجاز الطلبات في الوقت المناسب.
- تنسيق طلبات النقل الداخلي والترتيبات ذات الصلة بناءً على المتطلبات المعتمدة.
- متابعة جداول النقل وتقديم الخدمة.
- الحفاظ على سجلات النقل ذات الصلة ومعلومات الخدمة.
- دعم المتطلبات المتعلقة بالمكتب، بما في ذلك القرطاسية، ومستلزمات الطباعة، ومعدات المكتب، والاحتياجات الإدارية الأخرى.
- تنسيق الطلبات مع الفرق الداخلية المعنية أو مقدمي الخدمات.
- مراقبة تنفيذ الطلبات المعتمدة.
- دعم معالجة وتنظيم وأرشفة المراسلات والسجلات الإدارية.
- الحفاظ على توثيق دقيق للأنشطة الإدارية الموكلة.
- ضمان حفظ السجلات بشكل مناسب وسهولة استرجاعها.
- تتبع الطلبات الإدارية وطلبات النقل من الاستلام حتى الإنجاز.
- متابعة الطلبات المعلقة وتنسيق حل مشكلات الخدمة.
- الحفاظ على معلومات الحالة الدقيقة للطلبات الموكلة.
- تنسيق الأنشطة الروتينية مع مقدمي الخدمات الخارجيين الذين يدعمون الخدمات الإدارية وخدمات النقل.
- متابعة تقديم الخدمة مقابل المتطلبات المتفق عليها.
- الإبلاغ عن مشكلات الخدمة أو الانحرافات إلى المشرف المعني.
- الرد على استفسارات الموظفين وأصحاب المصلحة المتعلقة بالخدمات الإدارية وخدمات النقل الموكلة.
- تقديم المعلومات المطلوبة وتنسيق الطلبات مع الأطراف المعنية.
- دعم التواصل الفعال بشأن متطلبات الخدمة وحالتها.
- الحفاظ على السجلات والبيانات المتعلقة بالأنشطة الإدارية وخدمات النقل.
- دعم إعداد تقارير الخدمة الدورية والمعلومات التشغيلية.
- تحديد مشكلات الخدمة المتكررة وإبلاغ المشرف المعني بها.
- اتباع جميع سياسات وعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات الخاصة بالقسم ذات الصلة حتى يتم تنفيذ العمل بطريقة منضبطة ومتسقة.
- الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.
- الالتزام بجميع ممارسات ومعايير أمن المعلومات ذات الصلة لضمان سلامة البيانات وسريتها.
- درجة البكالوريوس في الهندسة، أو إدارة المشاريع، أو إدارة الإنشاءات، أو الهندسة المعمارية، أو مجال ذي صلة.
- 0–2 سنوات من الخبرة ذات الصلة في إدارة المشاريع، أو المشاريع الهندسية، أو مشاريع المرافق، أو الإنشاءات، أو المجالات ذات الصلة.