مدير مكتب

المسؤوليات والواجبات الرئيسية

• ينظم وينفذ العمليات والإجراءات المكتبية، بما في ذلك إدارة المراسلات وأنظمة الملفات وسير العمل المكتبي.
• يشرف على الأنشطة الإدارية وينسقها، مما يضمن حسن سير بيئة العمل المكتبية.
• يرتب أولويات مهام إدارة المكتب، ويعالج الأمور العاجلة على الفور ويضمن التعامل معها بكفاءة.
• يقدم دعمًا إداريًا شاملاً، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة المراسلات والتعامل مع الزوار وتحويل المكالمات حسب الحاجة.
• يدير تقاويم المواعيد للفريق أو قائد القسم المعين، ويحل تعارضات الجدولة ويضمن إدارة الوقت بكفاءة.
• يعد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة، مما يضمن الدقة والتسليم في الوقت المناسب.
• يوزع جداول أعمال الاجتماعات والمواد ذات الصلة، ويدون المحاضر أثناء الاجتماعات حسب الطلب، ويضمن اتخاذ جميع إجراءات المتابعة اللازمة.
• يضمن الانتهاء من محاضر الاجتماعات في الوقت المناسب واعتمادها وتوزيعها على أصحاب المصلحة المعنيين.
• يتابع بنود العمل والقرارات الصادرة عن الاجتماعات، مما يضمن إنجاز المهام ومعالجة المشكلات.
• يساهم في أهداف الفريق من خلال تقديم الدعم للمهام والمشاريع ذات الصلة حسب الحاجة، مما يضمن الالتزام بالجداول الزمنية للمشاريع.
• ينتج المعلومات عن طريق النسخ والتنسيق والإدخال والتحرير والاسترجاع والنسخ ونقل النصوص والبيانات والرسومات حسب الحاجة.
• يحافظ على بيئة المكتب من خلال ضمان حالتها المناسبة والآمنة وترتيب الإصلاحات اللازمة وطلبات المستلزمات.
• ينشئ أو يعدل المستندات باستخدام تطبيقات مختلفة (مثل Word وExcel وPowerPoint) ويحافظ على قواعد البيانات ذات الصلة لضمان دقة المعلومات وإمكانية الوصول إليها.
• مهام أخرى حسب التكليف ضمن نطاق الوظيفة.

المهارات المطلوبة