منسق فعاليات

ملخص الوظيفة

منسق الفعاليات مسؤول عن تخطيط وتنسيق وتنفيذ فعاليات الأقسام، والزيارات الأكاديمية، وأنشطة استقطاب أعضاء هيئة التدريس، والمؤتمرات، وورش العمل. يضمن الدور تجارب استثنائية للمشاركين من خلال إدارة فعاليات فعّالة، وخدمات لوجستية سلسة، ومشاركة أصحاب المصلحة، وتواصل واضح. بالعمل عن كثب مع قيادة الأقسام، وأعضاء هيئة التدريس، والفرق الإدارية، والشركاء الخارجيين، ومقدمي الخدمات، يدير شاغل الوظيفة تنفيذ الفعاليات من البداية إلى النهاية ودعم الزوار مع ضمان الالتزام بسياسات الجامعة ومعايير التشغيل.

تخطيط وتنفيذ الفعاليات

تنسيق التخطيط والتنفيذ الشامل لفعاليات الأقسام، بما في ذلك زيارات استقطاب أعضاء هيئة التدريس، والندوات الأكاديمية، والمؤتمرات، وورش العمل، والندوات المتخصصة، وغيرها من اللقاءات الاستراتيجية.

تطوير خطط الفعاليات والجداول الزمنية والمواعيد والوثائق التشغيلية لضمان تنفيذ ناجح للفعاليات.

إدارة عمليات الفعاليات في الموقع، بما في ذلك التسجيل، وتجهيز المكان، وتنسيق الوسائل السمعية والبصرية، والتموين، والنقل، ودعم المشاركين.

تنسيق المتطلبات والموافقات متعددة الوظائف لدعم الفعاليات رفيعة المستوى والهامة استراتيجياً.

ضمان الالتزام بسياسات الجامعة ومعايير السلامة ومتطلبات البروتوكول والإرشادات المؤسسية.

دعم الزوار والاستقطاب

تنسيق الخدمات اللوجستية للمرشحين لاستقطاب أعضاء هيئة التدريس، والزوار الأكاديميين، والمتحدثين، والضيوف، بما في ذلك معالجة التأشيرات، وترتيبات السفر، والإقامة، والنقل، والوصول إلى الحرم الجامعي، وجداول المقابلات، وبرامج الزيارة.

العمل كحلقة وصل بين القسم والشؤون الحكومية والإدارات الأخرى ذات الصلة في الأمور المتعلقة بالتأشيرات وتصاريح الإقامة (الإقامة) والمتطلبات الحكومية الأخرى.

معالجة استردادات نفقات الزوار وضمان التوثيق الدقيق للنفقات المرتبطة.

تنسيق أصحاب المصلحة والموردين

العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين القسم وأصحاب المصلحة الداخليين ومقدمي الخدمات والموردين الخارجيين لضمان التنسيق الفعّال والتنفيذ الناجح للفعاليات.

التعاون مع فرق الأقسام والوحدات الإدارية المركزية وشركاء الجامعة في جدولة الفعاليات والخدمات اللوجستية والاتصالات والدعم التشغيلي.

دعم تخطيط المشتريات واختيار الموردين والتنسيق المتعلق بالعقود وفقاً لسياسات وإجراءات الجامعة.

الاتصالات والترويج للفعاليات

تنسيق اتصالات الفعاليات، بما في ذلك الإعلانات والدعوات ومراسلات المشاركين والمواد الترويجية والبرامج واللافتات والمواد المصاحبة للفعاليات.

العمل عن كثب مع فرق الاتصالات في الأقسام والمركزية لدعم الترويج للفعاليات وضمان توافق العلامة التجارية والرسائل مع المعايير المؤسسية.

الإدارة المالية وإعداد التقارير

تنسيق تقديم الفواتير ومعالجة المدفوعات والتوثيق المالي المتعلق بالفعاليات وأنشطة الزوار.

تتبع وحفظ سجلات نفقات الفعاليات والميزانيات، مع ضمان الدقة والامتثال وإعداد التقارير في الوقت المناسب.

الحفاظ على قواعد بيانات الفعاليات والزوار، بما في ذلك سجلات الحضور ومعلومات الخدمات اللوجستية وتتبع النفقات.

التحسين المستمر وإدارة البيانات

جمع وتحليل مقاييس الفعاليات وملاحظات المشاركين وبيانات أداء الموردين.

إعداد إحاطات الفعاليات وتقارير ما بعد الفعالية والتوصيات لدعم التحسين المستمر وتعزيز فعالية الفعاليات المستقبلية.

إدارة فعاليات ومشاريع متعددة في وقت واحد، وتعديل الأولويات والجداول الزمنية لتلبية الاحتياجات التشغيلية المتطورة.

الكفاءات

المهارات التنظيمية: قدرة استثنائية على إدارة مشاريع وأولويات متعددة في وقت واحد، مع إظهار اهتمام قوي بالتفاصيل.

مهارات التواصل: مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة المتنوعين.

حل المشكلات: قدرات تحليلية قوية على حل المشكلات لمعالجة التحديات التي تنشأ أثناء تخطيط وتنفيذ الفعاليات.

التعاون الجماعي: قدرة مثبتة على العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق وتعزيز علاقات عمل إيجابية.

مهارات حاسوبية ممتازة في برامج مثل Microsoft Office ومنصات الفعاليات وShopify وFormstack وAdobe Suite.

القدرة على التكيف: مرونة للتكيف مع الظروف والأولويات المتغيرة، مع نهج استباقي للتغلب على العقبات.

المهارات اللغوية: إجادة اللغة الإنجليزية مطلوبة؛ إجادة اللغة العربية ميزة إضافية.

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الفعاليات أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.

ما لا يقل عن سنتين (2) من الخبرة في تخطيط الفعاليات أو تنسيق الخدمات اللوجستية أو دور مشابه، ويفضل في بيئة أكاديمية أو بحثية.

خبرة مثبتة في تنسيق فعاليات بأحجام وتعقيدات متنوعة، مع سجل حافل بالتنفيذ الناجح.

خبرة في إدارة الميزانية والتتبع المالي للفعاليات.