مساعد مدير الاستقبال

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ خبرة سنتين في خدمات الضيوف أو الاستقبال أو مجال مهني ذي صلة.
• شهادة دبلوم سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم أو الضيافة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة؛ لا تُشترط خبرة عملية.
• يستخدم المهارات الشخصية والتواصلية لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ يدعم اتخاذ القرارات المالية/التجارية السليمة؛ يُظهر الأمانة والنزاهة؛ يقود بالقدوة.
• يشجع ويبني الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق.
• يكون قدوة حسنة لإظهار السلوكيات المناسبة.
• يدعم جميع العمليات اليومية.
• يفهم مهام الموظفين جيدًا بما يكفي لأداء الواجبات في غيابهم.
• يدرّب الموظفين وينصحهم ويشجعهم.
• يتعامل مع أسئلة الموظفين ومخاوفهم.
• يدعم جميع مناطق المكتب الأمامي في غياب مدير المكتب الأمامي أو مدير الاستقبال.
• يوجّه عمليات وردية الاستقبال اليومية.
• يوصل توقعات الأداء للموظفين وفقًا للوصف الوظيفي لكل منصب.
• يدير العمليات اليومية، مما يضمن الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء يوميًا.
• يضع أهدافًا وخططًا محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز العمل.
• يتعامل مع الشكاوى ويسوّي النزاعات ويحل المظالم والصراعات أو يتفاوض مع الآخرين.
• يشارك في اجتماعات القسم ويوصل باستمرار رسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف الاستقبال لتحقيق النتائج المرجوة.
• يسعى لتحسين أداء الخدمة.
• يشرف على مستويات التوظيف لضمان تلبية خدمة الضيوف والاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية.
• يدرّب الموظفين على الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الائتمان لتقليل الديون المعدومة والاستردادات.
• يشرف على إجراءات البيع في نفس اليوم لتعظيم إيرادات الغرف وإشغال العقار.
• يفهم تأثير عمليات الاستقبال على الأهداف والغايات المالية الإجمالية للعقار.
• يقدم خدمات تفوق التوقعات لرضا العملاء والحفاظ عليهم.
• يحسّن الخدمة من خلال التواصل ومساعدة الأفراد على فهم احتياجات الضيوف، وتقديم التوجيه والتغذية الراجعة والتدريب الفردي عند الحاجة.
• يضرب مثالًا إيجابيًا لعلاقات الضيوف.
• يمكّن الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة ضمن الإرشادات.
• يتعامل مع مشاكل الضيوف وشكاواهم طالبًا المساعدة من المشرف عند الضرورة.
• يتفاعل مع الضيوف للحصول على تغذية راجعة حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.
• تنفيذ برنامج تقدير/خدمة العملاء، والتواصل وضمان العملية.
• يساعد في مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين.
• يضمن حصول الموظفين على المستلزمات والزي الرسمي المناسب.
• يساعد في استخدام نظام تتبع معلومات الضيوف لضمان استخدام برنامج ناجح لتقدير الضيوف المتكررين للتعرف على تفضيلات الضيوف والمساعدة في حل المشكلات.
• تحديد الاحتياجات التطويرية للآخرين وتدريبهم أو إرشادهم أو مساعدتهم بطرق أخرى لتحسين معرفتهم أو مهاراتهم.
• تقديم التوجيه والإرشاد للمرؤوسين، بما في ذلك وضع معايير الأداء ومراقبة الأداء.
• تقديم التغذية الراجعة للأفراد بناءً على ملاحظة سلوكيات الخدمة.
• المشاركة في برنامج تقدير الموظفين المستمر.
• إجراء التدريب عند الاقتضاء.
• المشاركة في عملية تقييم أداء الموظفين.
• تقديم المعلومات للمشرفين والزملاء والمرؤوسين عبر الهاتف أو كتابيًا أو بالبريد الإلكتروني أو شخصيًا.
• تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات.
• إبلاغ وتحديث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.
• أداء جميع الواجبات في مكتب الاستقبال حسب الحاجة.
• فهم وظائف موظفي حمل الحقائب ولوحة التحويل وعمليات الكونسيرج/خدمة الضيوف.
• الالتزام بسياسات وإجراءات منع الخسائر.

المهارات المطلوبة