سكرتير تنفيذي

نظرة عامة

المسؤوليات

• **مهام السكرتارية:** تدوين الإملاء، نسخ المراسلات والتقارير، تدقيق المواد المطبوعة.
• **استقبال الزوار والمتصلين:** توجيه الزوار والمتصلين الهاتفيين إلى الأشخاص المناسبين، وضمان تجربة إيجابية.
• **إدارة التقويم والاجتماعات:** الحفاظ على التقويم، ترتيب الاجتماعات، حجز قاعات المؤتمرات.
• **ترتيبات السفر:** تنسيق السفر، إعداد خطط الرحلات، إدارة قسائم السفر والسجلات.
• **المساعدة في المشاريع:** مساعدة رئيس القسم في المشاريع الخاصة، حضور الاجتماعات، وإعداد المحاضر والمستندات.
• **التنسيق بين الأقسام:** التنسيق مع سكرتيري الأقسام، وإدارة الإشعارات بين المستشفيات.
• **السرية والمهام الخاصة:** الحفاظ على السرية، تحديد الأولويات، التعامل مع الأمور الحساسة.
• **إدارة المكتب:** فحص وتنظيف مكتب رئيس القسم، ضمان ترتيبه ونظافته.
• **جمع المعلومات:** الحصول على تحديثات شهرية من الأقسام المختلفة.
• **إدارة الإجازات والموارد:** تقديم ومراجعة الإجازات، طلب اللوازم المكتبية، إدارة طلبات الشراء.
• **إدارة المستندات:** مسؤول عن الوارد والصادر من المستندات، الحفاظ على الملفات، وصيانة نظام الملفات.
• **المشاريع الخاصة:** تنفيذ المشاريع الموكلة.
• **مبادرات الرعاية:** المشاركة في مبادرات الرعاية المتمحورة حول الشخص.
• **تجربة المريض:** إثراء تجربة المريض بالتعاطف والاحترام والكرامة.

المتطلبات

• **التعليم:** دبلوم في مجال الممارسات السكرتارية أو إدارة الأعمال.
• **الخبرة:** أربع سنوات أو أكثر من الخبرة في مجال السكرتارية أو الإدارة، تفضل الخبرة في المستشفيات.
• **المهارات:** مهارات تنظيمية ممتازة، مهارات تواصل فعالة، القدرة على إدارة الأولويات، والسرية.
• **الشهادات:** شهادة ذات صلة في مجال السكرتارية أو الإدارة.

المهارات المطلوبة