مدير مراقبة الوثائق التجارية

شركة جسارة لإدارة البرامج (جسارة PMC) هي مشروع مشترك رائد بين صندوق الاستثمارات العامة (PIF) وجاكوبس وأرامكو السعودية، تأسست لتقديم خدمات إدارة برامج عالمية المستوى في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية. تلعب جسارة دوراً رئيسياً في دعم تحقيق رؤية السعودية 2030، لا سيما في تنفيذ المشاريع العملاقة والتطورات Infrastructure واسعة النطاق.

نبحث عن مدير مراقبة الوثائق التجارية للانضمام إلى جسارة PMC. تتمثل المسؤولية في إنشاء وصيانة وإدارة نظام فعال لمراقبة وتتبع الوثائق التجارية لفريق الأعمال التجارية. سيضمن الدور أن العقود والمراسلات التجارية والموافقات والالتزامات التعاقدية والسجلات الحساسة للوقت يتم التحكم فيها ومراقبتها والإبلاغ عنها واسترجاعها بسهولة طوال دورة حياة العقد.

سجل العقود وإدارة انتهاء الصلاحية

· الحفاظ على سجل شامل لجميع العقود النشطة والمكتملة والمغلقة واتفاقيات الاستشارات وأوامر الخدمة.

· تتبع تواريخ بدء العقد وتواريخ انتهاء الصلاحية وتواريخ الإنجاز وفترات التمديد والمعالم الرئيسية والإجراءات المطلوبة.

· إنشاء وإدارة عملية إنذار مبكر لانتهاء صلاحية العقود القادمة والتجديدات والتمديدات.

· إصدار تقارير دورية لاستشراف انتهاء صلاحية العقود وتجديدها لفريق الأعمال التجارية.

· تنسيق جمع وتوثيق وثائق إغلاق العقد.

مراقبة الوثائق التجارية

· الحفاظ على نظام إلكتروني منظم للأرشفة ومراقبة الوثائق لجميع السجلات التجارية والتعاقدية.

· التأكد من تسمية الوثائق وترقيمها والتحكم في إصداراتها والموافقة عليها وأرشفتها مقابل العقد أو الحزمة ذات الصلة.

· الحفاظ على سجلات كاملة للعقود وأوامر الخدمة والتغييرات وأوامر التغيير وإشعارات المتابعة ووثائق المناقصات والترسية والموافقات والمدفوعات والتسويات والتعديلات والملاحق وسجلات إلغاء النطاق أو الإنهاء والحسابات النهائية ووثائق الإغلاق.

· التأكد من تحديد الوثائق الملغاة بوضوح والاحتفاظ بها وفقاً لمتطلبات الاحتفاظ بالوثائق المعمول بها.

السجلات وأدوات التتبع التجارية

· الحفاظ على سجل العقود وسجل انتهاء صلاحية العقود وتجديدها وسجل التغييرات وأوامر التغيير وسجل الإشعارات التعاقدية وسجل الموافقات وسجل أوامر المتابعة والخدمة وسجل التأمين وسجل ضمانات الأداء والكفالات وسجل حالة المدفوعات والحسابات النهائية وسجل إغلاق العقود وتحديثها بانتظام.

· التأكد من أن كل سجل له مالك واضح وحالة وتاريخ استحقاق ومرجع داعم ومسار تدقيق.

· تسوية السجلات بشكل دوري مقابل أنظمة إدارة العقود وإدارة الوثائق الرسمية.

مراقبة الامتثال التعاقدي

· مراقبة انتهاء صلاحية التأمينات وضمانات الأداء والكفالات وغيرها من التقديمات التعاقدية الحساسة للوقت.

· تتبع فترات الإشعار الرئيسية ومواعيد الاستجابة والتسليمات التعاقدية التي يحددها فريق الأعمال التجارية.

· تقديم تنبيهات مسبقة لمدير الأعمال التجارية المسؤول وتصعيد البنود المتأخرة أو عالية المخاطر.

· الحفاظ على أدلة المراسلات والموافقات والتقديمات والقرارات لدعم الحوكمة والتدقيق ومتطلبات النزاعات.

المراسلات التجارية

· الحفاظ على سجل خاضع للرقابة للمراسلات التعاقدية الواردة والصادرة.

· التأكد من الإشارة إلى الإشعارات الرسمية والخطابات التجارية بشكل صحيح وأرشفتها مقابل العقد ذي الصلة.

· تتبع المراسلات التي تتطلب رداً وإبراز الإجراءات المتأخرة.

· دعم فريق الأعمال التجارية في استرجاع السجلات التاريخية لإدارة العقود والتدقيق والمطالبات والنزاعات والإغلاق.

إدارة التقارير ولوحات المعلومات

· إعداد لوحة معلومات شهرية للضوابط التجارية تغطي العقود التي تقترب من انتهاء الصلاحية والتمديدات المعلقة والتأمينات والضمانات المنتهية الصلاحية والتغييرات المفتوحة والموافقات المعلقة والردود المتأخرة والعقود التي تنتظر الإغلاق.

· الحفاظ على بيانات دقيقة ومتسقة مناسبة لتقارير الإدارة ولوحات معلومات Power BI.

· تحديد فجوات الرقابة المتكررة والتوصية بتحسينات عملية للسجلات وسير العمل وحوكمة الوثائق.

درجة أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة التجارية أو الهندسة أو إدارة الإنشاءات أو تخصص ذي صلة.

خبرة ذات صلة في مراقبة الوثائق ضمن بيئات الإنشاء أو التطوير العقاري أو الاستشارات أو المشتريات أو العقود أو البيئات التجارية.

التعرض التجاري

يفضل بشدة الخبرة السابقة في دعم وظيفة الأعمال التجارية أو العقود أو المشتريات.

دورة حياة العقد

فهم عملي لترسية العقد وأوامر الخدمة والإشعارات والتغييرات والتعديلات والتمديدات والضمانات والتأمينات والحسابات النهائية والإغلاق.

الأنظمة والتقارير

قدرة قوية على Excel، مع خبرة مثبتة في الحفاظ على السجلات وأدوات التتبع والصيغ وتقارير الإدارة. مطلوب خبرة في منصات إدارة الوثائق أو العقود الإلكترونية؛ التعرض لـ Power BI ميزة إضافية.

التواصل

إجادة قوية للغة الإنجليزية كتابةً والقدرة على قراءة وتصنيف وتتبع المراسلات التعاقدية بدقة.

أسلوب التنفيذ

منظم للغاية وموجه نحو التفاصيل واستباقي، مع القدرة على إدارة عقود ومواعيد نهائية وأصحاب مصلحة متعددين في وقت واحد.