مساعد إداري

موظف استقبال / مساعد إداري

تقديم مهام الاستقبال للمكتب والتي تشمل التعامل مع البريد السريع ومستلزمات المكتب. استقبال وترحيب جميع الزوار بأسلوب مهني ودافئ. المساعدة في الإدارة العامة للمكتب. دعم أنشطة الموارد البشرية والإدارة اليومية ومهام إدارة المكتب.

إدارة المكتب الأمامي والاستقبال وتسجيل الزوار.

تنسيق وضمان توفير جميع خدمات المكتب التي تشمل القرطاسية والمعدات وضمان تقديم خدمة فعالة وعالية الجودة.

مراقبة مستوى المستلزمات وضمان توفر المخزون ومعالجة النقص والمتابعة مع الموردين لتسليم العناصر.

التعامل مع البريد السريع للمكتب وضمان تسليم المستندات في الوقت المحدد.

التعامل مع النقدية البسيطة للشركة.

مراجعة والتحقق من جميع الإيصالات والفواتير والحصول على الموافقات المطلوبة لمعالجة المدفوعات.

جدولة الاجتماعات ودعم الزوار عند الحاجة.

المساعدة في إعداد الرسائل باللغة العربية عند الحاجة.

دعم قسم الأشخاص والثقافة (P&C) عند الحاجة.

التعامل مع المهام الإدارية الإضافية عند الطلب.

تنفيذ المهام الإدارية مثل الأرشفة وكتابة الرسائل والنسخ والتجليد والمسح الضوئي وغيرها.

إدارة جدول عمال النظافة.

الالتزام بجميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بالمستوى المطلوب وبطريقة متسقة.

المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات التغيير والبرامج والمشاريع بما يتماشى مع معايير المنظمة.

الالتزام بجميع إجراءات الصحة والسلامة والأمن والبيئة والتعليمات والضوابط ذات الصلة لضمان سلامة الموظفين والامتثال البيئي.

داخلياً: يجب العمل عن كثب مع جميع الموظفين والمديرين، وبشكل رئيسي مدير قسم الأشخاص والثقافة وفريق القسم والموظفين في جميع أنحاء المنطقة والإدارات الأخرى ذات الصلة داخل NMES.

خارجياً: يجب بناء علاقة مع الموردين والبائعين.

الحد الأدنى من المؤهلات: مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.

الحد الأدنى من الخبرة: 2-3 سنوات من الخبرة كمساعد إداري.

المعرفة التقنية: معرفة بالبرامج المناسبة بما في ذلك Microsoft Word وExcel وOutlook وMicrosoft PowerPoint وAdobe Acrobat.

المهارات: مهارات التواصل الكتابي والشفهي، التنسيق والتعاون (روح الفريق)، إدارة الوقت وترتيب الأولويات، مهارات Microsoft Office، التحكم في المخزون.