موظف استقبال ومساعد إداري
Receptionist & Administrative Assistant
•
من نحن❓
نحن فودكس! نظام بيئي رائد لإدارة المطاعم ومزود لتقنية الدفع. تأسست في عام 2014 ويقع مقرها الرئيسي في الرياض ولها مكاتب في 5 دول، بما في ذلك الإمارات ومصر والأردن والكويت. نخدم حاليًا عملاء وشركاء في أكثر من 35 دولة حول العالم. لقد نجحت منتجاتنا المبتكرة في معالجة أكثر من 6 مليارات (نعم، مليار بحرف الميم) طلب حتى الآن! مما يجعل فودكس واحدة من أسرع شركات SaaS تطورًا التي ظهرت على الإطلاق من منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. كما حققت فودكس ثلاث جولات تمويل، مع جمع 170 مليون دولار في أحدث جولة، وهي أكبر جولة تمويل SaaS في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا، مما يعزز قدراتها الابتكارية لخدمة أصحاب الأعمال بشكل أفضل.
الوظيفة باختصار💡
موظف الاستقبال والمساعد الإداري هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، ويحافظ على سير العمل في المكتب يوميًا. يجمع الدور بين مهام مكتب الاستقبال والدعم الإداري لقسم الموارد البشرية والمكتب بشكل أوسع، بما في ذلك السجلات واللوازم وغرف الاجتماعات والسفر وتنسيق الموردين. الهدف هو تقديم ترحيب احترافي لكل ضيف ومكتب يحصل فيه الموظفون على ما يحتاجون إليه في الوقت المحدد.
ماذا ستفعل❓
الاستقبال ومكتب الاستقبال الإداري
ما الذي نبحث عنه❓
من سيتفوق❓
مؤشرات الأداء الرئيسية
- الترحيب بالزوار والمرشحين والعملاء، والتحقق من الهوية، وتسجيلهم في سجل الزوار وإصدار شارات الزوار.
- إخطار المضيفين عند الوصول ومرافقة الضيوف إلى غرف الاجتماعات عند الحاجة.
- الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها، وتدوين الرسائل بدقة والتعامل مع الاستفسارات العامة.
- استلام وتسجيل وتوزيع البريد الوارد والبريد السريع والتسليمات؛ وترتيب الشحنات الصادرة.
- الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال والانتظار وجاذبيتها في جميع الأوقات.
- اتباع إجراءات أمن المبنى والتحكم في الوصول والإبلاغ عن أي مخاوف أمنية على الفور.
- إدارة حجوزات غرف الاجتماعات وتجهيز الغرف بالمرطبات والمعدات.
- مراقبة لوازم المكتب ومخزون المخزن، ورفع طلبات الشراء وتتبع التسليمات.
- الحفاظ على تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية للمستندات الإدارية.
- إعداد الخطابات والمذكرات والتقارير البسيطة، وتحديث المتتبعات وجداول البيانات.
- تنسيق حجوزات سفر العمل (الرحلات الجوية والفنادق والنقل) وفقًا لسياسة السفر.
- ترتيب اللوجستيات للفعاليات الداخلية والاجتماعات وأنشطة مشاركة الموظفين.
- تجهيز محطة العمل وبطاقة الوصول وحزمة الترحيب للموظفين الجدد بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات.
- تقديم الدعم والمساعدة للأقسام الأخرى والرئيس التنفيذي حسب الحاجة.
- العمل كنقطة اتصال لمقدمي خدمات التنظيف والصيانة والأمن والمخزن.
- الإبلاغ عن مشكلات المرافق (التكييف والإضاءة والأثاث والمعدات) ومتابعتها حتى حلها.
- تتبع أداء موردي الخدمات ورفع المشكلات إلى المدير المباشر.
- دعم التعامل مع النقدية البسيطة والاحتفاظ بالإيصالات لمصروفات المكتب، حيث يتم تكليفه بذلك.
- أداء أي واجبات أخرى ذات صلة يكلفه بها المدير المباشر.
- دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- 1 إلى 2 سنوات من الخبرة في الاستقبال أو مكتب الاستقبال أو الإدارة المكتبية.
- الخبرة في بيئة مؤسسية أو منظمة تعتبر ميزة إضافية.
- إجادة التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية.
- معرفة عملية جيدة بـ Microsoft Office أو Zoho Workspace (البريد الإلكتروني، Word، Excel، التقويمات).
- حضور احترافي وودود وتواصل واضح.
- تنظيم قوي وإدارة الوقت؛ القدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد.
- مستوى عالٍ من التكتم مع المعلومات السرية والشخصية.
- الاهتمام بالتفاصيل وموقف استباقي يخدم العملاء.
- تسجيل جميع الزوار في سجل الزوار، مع عدم وجود وصول غير مسجل.
- الحفاظ على مخزون لوازم المكتب ومستلزمات المخزن، مع عدم نفاد المخزون.
- تسجيل مشكلات المرافق ومتابعتها حتى الإغلاق.
- تجهيز محطة عمل الموظفين الجدد وبطاقة الوصول وحزمة الترحيب في اليوم الأول.
- ملاحظات إيجابية من الموظفين والزوار حول خدمة مكتب الاستقبال.