مراقب مستندات أول (سعودي الجنسية)

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة عملية مراقبة المستندات من البداية إلى النهاية لمشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي.
• ضمان تسجيل جميع مستندات المشروع الواردة والصادرة بدقة وتوزيعها وتتبعها وأرشفتها.
• الحفاظ على ترقيم المستندات وضبط المراجعات وإرساليات المستندات وسجلات المستندات وفقاً لإجراءات مراقبة مستندات المشروع.
• التحقق من جودة المستندات واكتمالها وامتثالها قبل التوزيع.
• إدارة وصيانة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex وAutodesk Construction Cloud (ACC) وSharePoint أو غيرها من المنصات المعتمدة.
• مراقبة سير عمل المستندات والموافقات ودورات المراجعة لضمان المعالجة في الوقت المناسب.
• ضمان امتثال البيانات الوصفية للمستندات وهياكل الملفات واصطلاحات التسمية لمعايير المشروع.
• التنسيق مع مديري المشاريع ومديري التصميم والمهندسين والاستشاريين والمقاولين والعملاء بشأن تقديم المستندات والموافقات.
• دعم الفرق متعددة التخصصات من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى أحدث المستندات المعتمدة.
• مراقبة حالة مراجعة المستندات والمتابعة الاستباقية للإجراءات المتأخرة.
• ضمان الامتثال لإجراءات مراقبة المستندات الخاصة بالشركة ومتطلبات المشروع ومعايير العميل.
• الحفاظ على مسارات تدقيق دقيقة لجميع معاملات المستندات.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير سجلات المستندات وأدلة الامتثال.
• حماية المعلومات السرية والحساسة للمشروع.
• إعداد تقارير مراقبة المستندات الأسبوعية والشهرية، بما في ذلك حالة التقديم والمستندات المتأخرة ومقاييس الموافقة على المستندات.
• الحفاظ على سجلات المستندات وسجلات الإرساليات وسجلات الرسومات وسجلات المراسلات.
• تقديم تقارير حالة المستندات لقيادة المشروع والعملاء حسب الحاجة.
• التوصية بتحسينات على عمليات مراقبة المستندات وسير العمل.
• دعم تنفيذ حلول إدارة المستندات الرقمية ومبادرات الأتمتة.
• تقديم التوجيه والإرشاد لمراقبي المستندات المبتدئين حيثما ينطبق.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو تخصص ذي صلة.
• شهادة مهنية في مراقبة المستندات أو إدارة المعلومات تعتبر ميزة إضافية.

الخبرة

• خبرة لا تقل عن 7–10 سنوات في مراقبة المستندات ضمن مشاريع PMC أو الاستشارات الهندسية أو البناء أو البنية التحتية.
• خبرة مثبتة في دعم تطوير الأراضي أو البنية التحتية أو الطرق أو المرافق أو المشاريع العملاقة.
• خبرة في إدارة الرسومات الهندسية والمستندات الفنية وطلبات المعلومات (RFIs) والتقديمات والمواصفات والتقارير ومراسلات المشروع.
• خبرة في العمل مع استشاريين دوليين وفرق مشاريع متعددة التخصصات.

المهارات المطلوبة