مدير مراقبة المستندات

تفاصيل الوظيفة

الغرض من الدور

المسؤوليات والمخرجات الرئيسية

• تحديد وتنفيذ استراتيجيات وسياسات وإجراءات ومعايير مراقبة المستندات بما يتوافق مع المتطلبات التعاقدية ومعايير العملاء وأفضل الممارسات الدولية.
• وضع أهداف الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للوظيفة، ومراقبة الأداء والإبلاغ عنه مقابل هذه الأهداف.
• تحديد متطلبات البيانات الوصفية، وأنظمة ترقيم المستندات، وقواعد التسمية، وهياكل التصنيف، وسير العمل، وحقوق الوصول، وبروتوكولات الأمان.
• إدارة التدفق الخاضع للرقابة لوثائق المشروع، بما في ذلك المخططات، والمستندات المقدمة، وطلبات المعلومات (RFIs)، والمراسلات، ومحاضر الاجتماعات، والتقارير، والوثائق التعاقدية.
• إعداد وتنفيذ خطط مراقبة المستندات وإدارة المعلومات الخاصة بكل مشروع.
• إدارة أنشطة إغلاق المشروع وتسليمه، بما في ذلك السجلات كما هو مبني، ودفاتر البيانات، والأرشفة طويلة الأجل.
• ضمان الامتثال لنظام إدارة الجودة (ISO 9001)، ومتطلبات العملاء، واللوائح السعودية المعمول بها.
• تنفيذ متطلبات الاحتفاظ بالمستندات والسرية وأمن المعلومات، مع ضمان ضوابط الوصول المناسبة لبيانات المشروع الحساسة.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية والإشراف على تنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية.
• إعداد لوحات معلومات وتقارير إدارية منتظمة تغطي حالة المستندات وأداء سير العمل والامتثال.
• تدريب فرق المشروع على استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وإجراءات مراقبة المستندات، وتعزيز ممارسات إدارة المعلومات الفعالة.
• متابعة التطورات في تقنيات إدارة المستندات والمحتوى ومعايير الصناعة، والتوصية بالتحسينات حيثما كان ذلك مناسباً.

التعليم والمؤهلات

متطلبات الخبرة

• خبرة لا تقل عن 15 عاماً من الخبرة التدريجية في مراقبة المستندات، أو إدارة السجلات، أو إدارة المعلومات ضمن بيئات الهندسة أو الإنشاءات أو البنية التحتية أو إدارة المشاريع أو الاستشارات.
• خبرة مثبتة في إدارة المعلومات في مشاريع كبيرة ومعقدة ومتعددة الأطراف ضمن بيئات دولية ومتعددة الثقافات.
• خبرة في العمل دولياً؛ يُفضل الخبرة السابقة في المملكة العربية السعودية أو دول مجلس التعاون الخليجي.
• معرفة تقنية بأنظمة إدارة المستندات والمحتوى وتطبيقات إدارة البيانات النموذجية.

المهارات والكفاءات

• نهج منهجي وتحليلي في العمل، مع القدرة على تحليل المشكلات وحلها.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغة الإنجليزية.
• مهارات عرض ممتازة، بما في ذلك إعداد التقارير للإدارة العليا والعملاء.
• مهارات قوية في القيادة وإدارة الفرق، مع القدرة على بناء وتحفيز فريق عالي الأداء.
• مهارات قوية في إدارة أصحاب المصلحة والقدرة على العمل مع تخصصات متعددة وأطراف خارجية.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل، مع القدرة على إدارة الأولويات تحت مواعيد مشاريع ضيقة.

ساعات العمل

ما نقدمه

• فرصة العمل على مشاريع كبرى في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية ودول مجلس التعاون الخليجي.
• بيئة عمل ودية وتعاونية حيث يدعم الناس بعضهم بعضاً ويتعلمون من بعضهم البعض.
• راتب ومزايا تنافسية.
• تغطية طبية شاملة ودعم للعافية.
• فريق متنوع يضم أشخاصاً من خلفيات وخبرات مختلفة.
• فرص للتعلم والنمو وتحمل تحديات جديدة.
• مكان عمل تُرحب فيه الأفكار الجيدة ويُعترف فيه بالعمل الجاد.

للتقديم

المهارات المطلوبة