مدير التحكم بالوثائق
Document Control Manager
المسؤوليات
الإشراف على تطبيق واستخدام أنظمة التحكم بالوثائق والإدارة. تطوير والحفاظ على عمليات وإجراءات التحكم بالوثائق لضمان إدارة فعالة للوثائق والامتثال لمعايير الصناعة. التنسيق مع فريق المشروع لتحديد متطلبات التحكم بالوثائق، بما في ذلك ترقيم الوثائق والتسمية والحفظ والتوزيع. تدريب وتقديم الدعم للموظفين على برنامج Aconex وإجراءات التحكم بالوثائق. مراقبة تدفق وثائق المشروع لضمان المراجعة والموافقة والتوزيع في الوقت المناسب. الحفاظ على نظام إدارة وثائق منظم، بما في ذلك أنظمة الحفظ الإلكترونية والنسخ الورقية. إجراء عمليات تدقيق منتظمة للتأكد من دقة واكتمال وثائق المشروع. التنسيق مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مثل العملاء والمقاولين والهيئات التنظيمية، لتسهيل تبادل الوثائق وحل المشاكل. تحضير التقارير الدورية حول أنشطة التحكم بالوثائق، بما في ذلك تحديثات الحالة والمقاييس. ضمان الامتثال لسياسات التحكم بالوثائق واللوائح الصناعية، بما في ذلك GDPR ومتطلبات أمن المعلومات. التعاون مع الأقسام الداخلية لتبسيط عمليات التحكم بالوثائق وتحسين الكفاءة. تطوير وتنفيذ برامج تدريبية على التحكم بالوثائق للموظفين الجدد والحاليين لضمان الامتثال لبروتوكولات إدارة الوثائق. إجراء مراجعات منتظمة لإجراءات التحكم بالوثائق وتقديم توصيات للتحسين لتعزيز سير العمل والإنتاجية. التأكد من أن جميع وثائق المشروع يتم حفظها وتخزينها بأمان للرجوع إليها في المستقبل ولأغراض التدقيق. التعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات لحل المشاكل التقنية المتعلقة بأنظمة وبرامج إدارة الوثائق. قيادة الاجتماعات وجلسات التدريب لتوصيل التحديثات الخاصة بسياسات التحكم بالوثائق والإجراءات وتحسينات البرامج. البقاء على اطلاع بالاتجاهات الصناعية والتطورات التكنولوجية في مجال التحكم بالوثائق للتوصية بحلول مبتكرة للتحسين المستمر. إدارة وتتبع مراجعات الوثائق وطلبات التغيير والتحكم في الإصدارات لتجنب الأخطاء والتناقضات في وثائق المشروع. تقديم التوجيهات والدعم لفريق المشروع بشأن صيغة الوثائق الصحيحة والامتثال للمعايير والتحكم في الجودة. التنسيق مع البائعين الخارجيين والمقاولين من الباطن والشركاء لضمان المواءمة مع عمليات ومعايير التحكم بالوثائق.
المتطلبات الأساسية
درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل إدارة الأعمال أو الهندسة أو إدارة المعلومات. الشهادة في التحكم بالوثائق أو إدارة السجلات مفيدة. خبرة سابقة في دور مماثل مع التركيز على استخدام برنامج Aconex للتحكم بالوثائق. خبرة مثبتة في العمل كمدير التحكم بالوثائق، ويفضل مع خبرة محددة في استخدام برنامج Aconex. فهم متعمق لعمليات التحكم بالوثائق وأفضل الممارسات. معرفة قوية بأنظمة إدارة الوثائق، بما في ذلك برامج إدارة الوثائق الإلكترونية.