مدير التحكم في المستندات
Document Control Manager
المسؤوليات
الإشراف على تنفيذ واستخدام برنامج Aconex للتحكم في المستندات وإدارتها. تطوير والحفاظ على عمليات وإجراءات التحكم في المستندات لضمان إدارة فعالة للمستندات والامتثال لمعايير الصناعة. التنسيق مع فريق المشروع لتحديد متطلبات التحكم في المستندات، بما في ذلك ترقيم المستندات والتسمية والحفظ والتوزيع. تدريب ودعم الموظفين على برنامج Aconex وإجراءات التحكم في المستندات. مراقبة تدفق وثائق المشروع لضمان المراجعة والموافقة والتوزيع في الوقت المناسب. الحفاظ على نظام إدارة مستندات منظم، بما في ذلك أنظمة الحفظ الإلكترونية والورقية. إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان دقة واكتمال وثائق المشروع. التواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مثل العملاء والمقاولين والهيئات التنظيمية، لتسهيل تبادل المستندات وحل المشاكل. إعداد تقارير منتظمة عن أنشطة التحكم في المستندات، بما في ذلك تحديثات الحالة والمقاييس. ضمان الامتثال لسياسات التحكم في المستندات واللوائح الصناعية، بما في ذلك GDPR ومتطلبات أمان المعلومات. التعاون مع الأقسام الداخلية لتبسيط عمليات التحكم في المستندات وتحسين الكفاءة. تطوير وتنفيذ برامج تدريب التحكم في المستندات للموظفين الجدد والموظفين الحاليين لضمان الالتزام بروتوكولات إدارة المستندات. إجراء استعراضات منتظمة لإجراءات التحكم في المستندات وتقديم توصيات لتحسين سير العمل والإنتاجية. ضمان أرشفة وتخزين جميع وثائق المشروع بشكل آمن للرجوع إليها والتدقيق في المستقبل. التعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات لحل المشاكل التقنية المتعلقة بأنظمة وبرامج إدارة المستندات. قيادة الاجتماعات وجلسات التدريب لتوصيل التحديثات بشأن سياسات وإجراءات التحكم في المستندات وتحسينات البرامج. البقاء على اطلاع دائم بالاتجاهات الصناعية والتطورات التكنولوجية في التحكم في المستندات للتوصية بحلول مبتكرة للتحسين المستمر. إدارة وتتبع تنقيحات المستندات وطلبات التغيير والتحكم بالإصدارات لتجنب الأخطاء والتناقضات في وثائق المشروع. توفير الإرشادات والدعم لفريق المشروع بشأن تنسيق المستندات بشكل صحيح والامتثال للمعايير والتحكم في الجودة. التنسيق مع البائعين الخارجيين والمقاولين من الباطن والشركاء لضمان الالتوافق مع عمليات ومعايير التحكم في المستندات.
المتطلبات الأساسية
درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل إدارة الأعمال أو الهندسة أو إدارة المعلومات. شهادة في التحكم في المستندات أو إدارة السجلات مفيدة. خبرة سابقة في دور مماثل مع التركيز على استخدام برنامج Aconex للتحكم في المستندات. خبرة مثبتة في العمل كمدير التحكم في المستندات، ويفضل أن تكون لديك خبرة محددة في استخدام برنامج Aconex. فهم شامل لعمليات التحكم في المستندات وأفضل الممارسات. معرفة قوية بأنظمة إدارة المستندات، بما في ذلك برامج إدارة المستندات الإلكترونية.