كبير مراقب الوثائق (السعودية)
Senior Document Controller (Saudi)
يساهم هذا المنصب بشكل فردي، من خلال تطبيق مجموعة رسمية من المعرفة، وقد يتطلب إدارة/تنسيق قصيرة الأجل لأشخاص آخرين في مجال مراقبة الوثائق أو موارد المشروع لتحقيق النتائج. يمتلك شاغل الوظيفة معرفة عميقة في مجال مراقبة الوثائق؛ وفهمًا شاملاً للأهداف والأولويات والاستراتيجية التجارية ذات الصلة في مجال عمله؛ ويفهم الممارسات الصناعية والممارسات التنافسية المرتبطة، ويؤدي دورًا متخصصًا في مراقبة الوثائق بشكل مستقل. يستخدم حكمه القائم على الخبرة والسياسات والإجراءات، والتوجيه من إدارة مراقبة الوثائق العليا لتقييم المواقف وتنفيذ الحلول المناسبة. يتفاعل هذا المنصب بانتظام عبر المشاريع والمناطق الفرعية، ومع جهات الاتصال الخارجية، مثل مراقبة الوثائق وإدارة المشاريع الاستشارية والمتعاقدة. مسؤول بشكل أساسي عن إدارة ومراقبة جميع وثائق المشروع والسجلات طوال دورة حياتها، وتوجيه مراقبي الوثائق الآخرين، حسب الحاجة.
المسؤوليات الرئيسية
- المسؤولية العامة عن الحفاظ على معالجة معلومات المشروع/البرنامج داخل أنظمة مراقبة الوثائق وإدارة المعلومات للمشروع/البرنامج، وضمان قيام أي مراقبي الوثائق الذين يشرف عليهم بالحفاظ على نفس الشيء.
- قد يعمل كقائد فريق، ويقدم توجيهًا تقنيًا لموظفي مستوى مراقبة الوثائق الآخرين.
- المساعدة في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات والعمليات، حسب الاقتضاء.
- ضمان تدريب المشاركين في المشروع على التطبيق العملي لأنظمة إدارة المعلومات.
- الإشراف على الملف الرئيسي المركزي وملفات المكاتب الميدانية، حسب الاقتضاء، لجميع الوثائق والسجلات الواردة والصادرة للمشاريع/البرامج.
- ضمان فهرسة جميع وثائق المشروع والسجلات وتخزينها وحفظها بشكل صحيح وفقًا للإجراءات والمعايير المحددة.
- مراجعة ومعالجة وثائق المشروع الواردة والصادرة مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والموافقات للامتثال الإداري.
- مراقبة ومراقبة تنقيحات الوثائق، وضمان توفر أحدث التنقيحات لأعضاء فريق المشروع.
- الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لوثائق المشروع والسجلات، بما في ذلك الإيصالات وتأكيدات الاستلام وقوائم التوزيع.
- إدارة نظام إدارة المستندات الإلكترونية، وضمان استخدامه وفقًا للإجراءات والمعايير المحددة.
- تقديم التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع حول استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية وأدوات وأنظمة مراقبة الوثائق الأخرى.
- ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لمراقبة الوثائق.
- المساعدة في إعداد تقارير ومراجعة مراقبة الوثائق للمشروع والعروض التقديمية، حسب الحاجة.
- أداء واجبات أخرى تكلف بها مدير المشروع أو موظفون آخرون كبار.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
- ما لا يقل عن 7 سنوات من الخبرة في مراقبة الوثائق في مجال البناء أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
- معرفة قوية موثقة بإجراءات ومراقبة الوثائق والعمليات والأدوات، بما في ذلك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
- استخدام متقدم من Aconex مفضل.
- مهارات تواصل ممتازة، وتنظيمية وتحليلية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة، وموجهة نحو المواعيد النهائية.
- الإتقان في مجموعة برامج Microsoft Office، خاصة Word واستخدام Excel المتقدم.
- الاطلاع على برامج إدارة المشاريع مثل Primavera أو Microsoft Project هو أمر مرغوب فيه.