مراقب مستندات

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة ومراقبة والحفاظ على جميع مستندات المشروع وفقًا لإجراءات الشركة ومعايير مراقبة المستندات.
• تسجيل وتتبع وتوزيع وأرشفة المستندات الهندسية والرسومات والإرساليات الفنية والعقود والمراسلات.
• ضمان الترقيم الصحيح للمستندات والتحكم في المراجعات وإدارة الإصدارات وتحديث حالة المستندات.
• الحفاظ على سجلات المستندات والإرساليات وسجلات المستندات وسير عمل الموافقات.
• التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين والعملاء لضمان تقديم ومراجعة والموافقة على مستندات المشروع في الوقت المناسب.
• مراقبة امتثال المستندات لأنظمة إدارة الجودة ومتطلبات الاحتفاظ بالمستندات.
• الحفاظ على أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وضمان حفظ واسترجاع دقيق للسجلات.
• إعداد تقارير دورية لمراقبة المستندات ودعم عمليات التدقيق ومراجعات الجودة.
• ضمان سرية ودقة وسلامة مستندات المشروع طوال دورة حياة المشروع.
• دعم أنشطة إغلاق المشروع، بما في ذلك تسليم المستندات والأرشفة النهائية.

الحد الأدنى من المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات أو الهندسة أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مراقبة المستندات أو إدارة السجلات ضمن مشاريع الهندسة أو البناء أو البنية التحتية أو المشاريع الرأسمالية.
• خبرة مثبتة في إدارة الرسومات الهندسية والمستندات الفنية والمواصفات والعقود وطلبات المعلومات والإرساليات ومراسلات المشروع.
• معرفة قوية بإجراءات مراقبة المستندات وترقيم المستندات والتحكم في المراجعات وأنظمة الحفظ وسير عمل توزيع المستندات.
• خبرة عملية مع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex أو Autodesk Construction Cloud (ACC) أو Procore أو SharePoint أو OpenText أو Documentum أو منصات مماثلة.
• إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office، وخاصة Excel وWord وOutlook وPowerPoint.
• الإلمام بمتطلبات توثيق دورة حياة المشروع وأنظمة إدارة الجودة (ISO 9001 أو ما يعادلها).
• مهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على إدارة كميات كبيرة من المستندات مع الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع.
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات التواصل والتنسيق.

المهارات المطلوبة