مراقب مستندات

المسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ وصيانة إجراءات وسير عمل مراقبة المستندات في إدارة المشاريع (PMC).
• تسجيل وتتبع وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة.
• إدارة رسومات المشروع، وطلبات المعلومات (RFIs)، والمستندات المقدمة، والتقارير، والمواصفات، والتعليمات، والمستندات الفنية.
• الحفاظ على مراجعة المستندات وحالتها وترقيمها وضوابط توزيعها.
• الحفاظ على سجلات المراسلات والرسومات والمستندات المقدمة والمستندات.
• التحكم في سير عمل المستندات بين العميل وإدارة المشاريع (PMC) وشركة الإشراف على البناء (CSC) والمقاول.
• تتبع مراجعات المستندات والموافقات والتعليقات والردود المعلقة.
• مراقبة المستندات المتأخرة والمراجعات والردود ومتابعة الأطراف المسؤولة.
• الحفاظ على أنظمة ترقيم وحفظ وأرشفة إلكترونية منظمة للمستندات.
• إعداد تقارير حالة مراقبة المستندات ولوحات المعلومات لإدارة المشاريع (PMC).
• الحفاظ على سجلات دقيقة للمشروع وضمان التتبع الكامل للمستندات.
• دعم استرجاع السجلات التعاقدية والفنية وسجلات المشروع في الوقت المناسب.
• التحكم في الرسومات والمستندات كما تم تنفيذها (as-built) وصيانتها.
• تنسيق أدلة التشغيل والصيانة (O&M) وسجلات الاختبار وسجلات التفتيش ومستندات الإنجاز.
• تجميع وصيانة ملفات تسليم المشروع.
• دعم الأرشفة النهائية للمشروع وأنشطة إغلاق مراقبة المستندات.

الحد الأدنى من المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو إدارة المستندات أو أي تخصص ذي صلة.
• درجة الهندسة غير مطلوبة.
• خبرة مهنية إجمالية لا تقل عن 7-10 سنوات.
• 4-6 سنوات من الخبرة في أدوار مماثلة لمراقبة المستندات.
• 4-6 سنوات من الخبرة في دول مجلس التعاون الخليجي/المملكة العربية السعودية.
• يفضل خبرة سابقة مع إدارة المشاريع (PMC) أو استشارات هندسية أو استشارات الإشراف على البناء.
• يفضل خبرة في مشاريع البنية التحتية الكبرى أو مشاريع التطوير واسعة النطاق.
• فهم قوي لعمليات مراقبة المستندات وسير العمل والتحكم في المراجعات والإرساليات والسجلات وإدارة حالة المستندات.
• خبرة في إدارة كميات كبيرة من الوثائق الفنية والتعاقدية في بيئة مشروع متعددة التخصصات.
• إتقان استخدام Microsoft Office، وخاصة Excel، وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS).
• الخبرة مع منصات مثل Aconex أو Asite أو SharePoint أو ProjectWise أو أنظمة مماثلة تعتبر ميزة.
• مهارات قوية في الاهتمام بالتفاصيل والتنظيم والتواصل والمتابعة وإدارة الوقت.
• القدرة على إدارة مسارات عمل مستندات متعددة وأولويات تحت مواعيد نهائية ضيقة للمشروع.
• الخبرة في المشاريع في المملكة العربية السعودية/دول مجلس التعاون الخليجي مفضلة بشدة.

المهارات المطلوبة