مراقب مستندات - مدينة عمان

المسؤوليات الرئيسية

• التحكم في مستندات المشروع والحفاظ عليها وفقًا لمعايير وإجراءات الشركة.
• استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع وأرشفة المستندات الواردة والصادرة.
• الحفاظ على ترقيم المستندات والتحكم في المراجعات وسير عمل الموافقات.
• التأكد من تسجيل جميع المستندات بدقة في نظام إدارة المستندات (DMS).
• مراقبة تقديم المستندات والموافقات والإجراءات المتأخرة.
• الحفاظ على سجلات محدثة لجميع مراسلات المشروع والرسومات والمواصفات والتقارير والمستندات الخاضعة للرقابة الأخرى.
• ضمان الامتثال لعمليات مراقبة المستندات ومعايير ISO ومتطلبات العميل.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة للتحقق من دقة واكتمال المستندات.
• حماية المعلومات السرية وضمان ضوابط الوصول المناسبة.
• التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين والعملاء بشأن تقديم المستندات ومراجعاتها.
• إنشاء تقارير حالة المستندات والإرساليات والسجلات.
• دعم مديري المشاريع والمهندسين في استرجاع المستندات وتوزيعها.
• تتبع دورات مراجعة المستندات ومتابعة الموافقات المعلقة.
• إدارة أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية.
• ضمان أرشفة مستندات المشروع وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالشركة.
• تسهيل تسليم المستندات وأنشطة الإغلاق عند اكتمال المشروع.

المؤهلات

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
• شهادة في مراقبة المستندات أو إدارة السجلات تعتبر ميزة.

الخبرة

• 2-5 سنوات من الخبرة كمراقب مستندات، ويفضل في بيئات البناء أو الهندسة أو البنية التحتية أو المشاريع.
• خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex أو Procore أو SharePoint أو Autodesk Construction Cloud أو منصات مماثلة.

المهارات المطلوبة