مراقب مستندات

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة دورة حياة مراقبة المستندات بالكامل لمشروع تجديد فندق خمس نجوم عالي الارتفاع.
• إدارة نظام إدارة المستندات الإلكتروني للمشروع، مثل Aconex أو Procore أو SharePoint.
• تسجيل وترقيم وتصنيف وتوزيع وتتبع واسترجاع وأرشفة جميع مستندات المشروع والمراسلات.
• معالجة الخطابات الواردة والصادرة، وطلبات المعلومات (RFIs)، والتقديمات الفنية، ومخططات التنفيذ، وبيانات الطرق، وطلبات الفحص، وتعليمات الموقع، والتقارير.
• ضمان الامتثال لترقيم المستندات المعتمد، واتفاقيات التسمية، والقوالب، وسير العمل، ومصفوفات التوزيع.
• الحفاظ على التحكم الدقيق في المراجعات وضمان استخدام فرق المشروع فقط لأحدث المستندات المعتمدة.
• تتبع فترات مراجعة الاستشاري، وإعادة تقديم المقاول، والموافقات، والمستندات المتأخرة.
• إصدار تذكيرات وتنبيهات تصعيد للمراجعات والردود والتقديمات المعلقة.
• الحفاظ على سجلات المستندات، وسجلات الرسومات، ومتتبعات المراسلات، وسجلات الإرسال.
• إعداد تقارير مراقبة المستندات الأسبوعية والشهرية ومقاييس الأداء.
• إجراء فحوصات جودة منتظمة لضمان دقة واكتمال وقابلية تتبع سجلات المشروع.
• تنسيق سير عمل المستندات مع العميل والاستشاري والمقاول والمهندسين ومفتشي الموقع.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة للمشروع والوصول المتحكم فيه.
• تنظيم حزم الإغلاق والتسليم، بما في ذلك المخططات كما تم بناؤها، وأدلة التشغيل والصيانة، والضمانات، وشهادات الاختبار، وموافقات الجهات.
• ضمان فهرسة جميع سجلات المشروع النهائية وأرشفتها ونقلها بشكل صحيح إلى العميل.

الحد الأدنى من المتطلبات

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم أو مؤهل مهني في مراقبة المستندات أو إدارة المعلومات أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 15 عامًا في مراقبة المستندات ضمن استشارات الهندسة أو البناء أو إدارة المشاريع.
• خبرة مثبتة في دعم المباني التجارية الكبيرة، أو التطويرات عالية الارتفاع، أو الفنادق خمس نجوم، أو مشاريع التجديد الكبرى.
• إتقان متقدم لمنصات EDMS، لا سيما Aconex أو Procore أو SharePoint.
• معرفة قوية بترقيم المستندات، والتحكم في المراجعات، والإرسالات، وسير عمل التقديمات الفنية، وأنظمة حفظ ملفات المشروع.
• خبرة في إدارة الرسومات، وطلبات المعلومات، وتقديمات المواد، وبيانات الطرق، والمراسلات، ووثائق الإغلاق.
• إجادة Microsoft Office، لا سيما Excel وWord وOutlook وPowerPoint.
• قدرة قوية على إعداد وصيانة السجلات والمتتبعات ولوحات المعلومات وتقارير حالة المستندات.
• مهارات تنظيمية ممتازة، واهتمام بالتفاصيل، ودقة، وسرية، وانضباط في العمليات.
• القدرة على إدارة كميات كبيرة من المستندات مع الالتزام بمواعيد نهائية صارمة.
• مطلوب خبرة سابقة في العمل لدى استشارة هندسية أو إشراف على البناء.
• خبرة في تجميع المخططات كما تم بناؤها، وأدلة التشغيل والصيانة، والضمانات، وحزم التسليم النهائية أمر أساسي.
• يُفضل الخبرة في المنطقة المركزية بالمدينة المنورة أو مشاريع معقدة مماثلة.
• شهادة مهنية في مراقبة المستندات أو إدارة المعلومات الإلكترونية ميزة إضافية.
• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا إلزامية؛ ويُفضل العربية.

المهارات المطلوبة