مراقب مستندات أول

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وصيانة نظام إدارة المستندات الإلكتروني للمشروع باستخدام Aconex أو Procore أو SharePoint أو المنصة المعتمدة.
• إنشاء وتنفيذ إجراءات ضبط المستندات وسير العمل والقوالب وهياكل الترميز وبروتوكولات التقديم.
• تسجيل وترقيم وفحص جودة وتتبع وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة للمشروع.
• معالجة المخططات والمخططات التنفيذية والتقديمات الفنية وتقديمات المواد وبيانات الطرق وسجلات الفحص ومستندات التغيير وطلبات المعلومات وتعليمات الموقع.
• التحقق من مطابقة التقديمات لأعراف ترقيم المستندات المعتمدة ومتطلبات البيانات الوصفية وإجراءات ضبط المراجعات ومصفوفات التوزيع.
• رفض أو إعادة التقديمات غير المكتملة أو غير المرمزة بشكل صحيح أو غير المطابقة للتصحيح.
• الحفاظ على ضبط صارم للمراجعات وضمان تحديد المستندات الملغاة بوضوح وسحبها وأرشفتها.
• منع الاستخدام أو التوزيع غير المقصود للمخططات والمستندات القديمة.
• الحفاظ على سجلات المستندات الرئيسية المحدثة للمخططات والتقديمات وطلبات المعلومات والمراسلات وتعليمات الموقع وتقارير عدم المطابقة وأوامر التغيير وسجلات الإغلاق.
• مراقبة سير عمل المستندات وأوقات استجابة المراجعة الهندسية مقابل المتطلبات التعاقدية ومتطلبات المشروع.
• إصدار التذكيرات والإشعارات وتنبيهات التصعيد للمراجعات المتأخرة والردود المعلقة والتقديمات الفنية المتأخرة.
• تنسيق مراجعات المستندات بين التخصصات المدنية والإنشائية والمعمارية والكهروميكانيكية والصحة والسلامة والبيئة وغيرها من تخصصات المشروع.
• إعداد تقارير أسبوعية وشهرية تُظهر حالة التقديم والإجراءات المعلقة والبنود المتأخرة واتجاهات الموافقة ومؤشرات أداء ضبط المستندات.
• الحفاظ على سجلات إرسال دقيقة والتحقق من الاستلام والإقرار من المستلمين المعنيين.
• التحكم في أذونات الوصول إلى المستندات وحماية المعلومات السرية والتعاقدية والتجارية الحساسة.
• الحفاظ على مسارات تدقيق كاملة تغطي استلام المستندات ومراجعتها والموافقة عليها وإصدارها ومراجعتها وأرشفتها النهائية.
• دعم مدير المشروع ومهندسي التخصصات في استرجاع المستندات الحالية والسجلات التاريخية والمراسلات الداعمة.
• التنسيق مع مراقبي مستندات المقاول لضمان التنفيذ المتسق للإجراءات المعتمدة.
• إجراء فحوصات جودة وتدقيقات روتينية لسجلات ضبط المستندات لدى المقاول.
• تحديد الفجوات والتكرار والمعلومات المفقودة والتناقضات في سجلات وقواعد بيانات المشروع.
• تدريب وتوجيه موظفي المشروع على سير عمل نظام إدارة المستندات الإلكتروني وترميز المستندات وضبط المراجعات وإجراءات إدارة السجلات.
• دعم إدارة الاجتماعات من خلال التحكم في جداول الأعمال والمحاضر وسجلات الإجراءات والمراسلات ذات الصلة عند الحاجة.
• تنسيق الجمع التدريجي لمستندات الإغلاق طوال المشروع بدلاً من الانتظار حتى الإنجاز النهائي.
• إعداد وصيانة متتبع مستندات الإغلاق الذي يغطي جميع مخرجات التسليم المطلوبة.
• تنسيق تجميع وفحص وتقديم المخططات التنفيذية النهائية وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات والشهادات وسجلات الاختبار ومستندات التدريب.
• التحقق من أن المستندات النهائية كاملة ومفهرسة بشكل صحيح ومعتمدة ومتوافقة مع متطلبات التسليم التعاقدية.
• إعداد الأرشيفات الإلكترونية والورقية النهائية للمشروع وفقاً لمتطلبات العميل وإجراءات الاحتفاظ المعتمدة.
• دعم ترحيل المستندات ونقل البيانات وإغلاق نظام إدارة المستندات الإلكتروني النهائي عند اكتمال المهمة.
• الامتثال لإجراءات العميل المعمول بها والمتطلبات التعاقدية ومعايير الجودة وضوابط أمن المعلومات والتزامات الصحة والسلامة المهنية.

الحد الأدنى من المتطلبات

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة المعلومات أو إدارة الأعمال أو إدارة السجلات أو أي تخصص آخر ذي صلة من مؤسسة معترف بها.
• خبرة مهنية لا تقل عن 10 سنوات في ضبط المستندات، بما في ذلك مسؤولية كبيرة في مشاريع البناء أو الهندسة.
• خبرة مثبتة في العمل ضمن استشارات الإشراف الهندسي إلزامية.
• خبرة مثبتة في إدارة كميات كبيرة من المخططات الفنية والتقديمات والمراسلات والسجلات التعاقدية.
• قدرة عملية متقدمة في منصة واحدة على الأقل من منصات إدارة المستندات الإلكترونية الرئيسية، ويفضل Aconex أو Procore أو SharePoint.
• معرفة قوية بترقيم المستندات وإدارة البيانات الوصفية وضبط المراجعات والإرسالات وإدارة سير العمل ومصفوفات التوزيع.
• خبرة في الحفاظ على سجلات المستندات الرئيسية وإعداد تقارير الحالة والأداء.
• خبرة مثبتة في تجميع وضبط ملفات إغلاق المشروع، بما في ذلك السجلات التنفيذية النهائية وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات.
• مهارات متقدمة في Microsoft Excel، بما في ذلك التحقق من البيانات والمرشحات ودوال البحث والجداول المحورية ومتتبعات التقارير.
• مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم والسرية والانضباط في العمليات.
• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً إلزامية.

المهارات المطلوبة