مدير قسم حوكمة مكتب إدارة المشاريع وإدارة المحافظ
PMO Governance & Portfolio Management, Section Manager
الغرض من الوظيفة: الإشراف على محفظة المشاريع وأنشطة مكتب إدارة المشاريع (PMO) ضمن قسم خدمات الدعم، وضمان الحوكمة الفعّالة والمواءمة مع أهداف الأعمال والتنفيذ الناجح للمشاريع.
مجالات المساءلة الرئيسية
إدارة المحافظ والمواءمة الاستراتيجية
- الإشراف على المحفظة المعيّنة من المشاريع ومراقبة الأداء العام.
- ضمان مواءمة المشاريع مع الأهداف والأولويات وخطط الأعمال المعتمدة.
- دعم تقييم المشاريع وترتيب أولوياتها وتسلسلها وتحقيق منافعها.
- تحديد التبعيات والقيود والمخاطر والفرص على مستوى المحفظة.
حوكمة مكتب إدارة المشاريع والمنهجية
- إنشاء وصيانة حوكمة مكتب إدارة المشاريع والمنهجيات والمعايير والقوالب.
- ضمان التزام فرق المشاريع بممارسات ومتطلبات إدارة المشاريع المعتمدة.
- مراقبة الالتزام بالحوكمة والموافقات والتوثيق ومتطلبات التقارير.
- تحسين عمليات وأدوات وضوابط مكتب إدارة المشاريع بناءً على احتياجات الأعمال والدروس المستفادة.
الإشراف على المشاريع والرقابة
- مراقبة نطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة والجودة والمخاطر والمشكلات والصحة العامة.
- مراجعة التغييرات الجوهرية في المشاريع والتبعيات وخطط العمل التصحيحية.
- إجراء مراجعات المشاريع وأنشطة الضمان لتحديد مخاوف الأداء.
- تقديم التوجيه لمديري المشاريع ودعم حل تحديات التنفيذ.
التقارير ودعم الإدارة
- تجميع معلومات المشاريع في تقارير المحفظة ولوحات المعلومات وتحليلات الأداء.
- تزويد الإدارة برؤى المشاريع والتوصيات والمسائل التي تتطلب التدخل.
- دعم اجتماعات الحوكمة ومراجعة المشاريع.
- متابعة قرارات الإدارة وضمان تنفيذ الإجراءات الموكلة حتى الإغلاق.
الإشراف على الموارد والموردين
- مراقبة تخصيص الموارد والطلب والقدرة عبر محفظة المشاريع المعيّنة.
- دعم بدء المشاريع وتطوير دراسات الجدوى وتحديد النطاق.
- المشاركة في تقييم واختيار موردي المشاريع ومقدمي الخدمات.
- مراقبة أداء الموردين مقابل المتطلبات التعاقدية والمخرجات المتفق عليها.
إدارة الفريق والأداء
- إدارة أنشطة فريق مكتب إدارة المشاريع وتوزيع المسؤوليات ومراقبة الأداء.
- وضع أهداف مكتب إدارة المشاريع وترجمة أهداف الأعمال إلى خطط تشغيلية.
- تطوير قدرات الفريق من خلال التدريب والتغذية الراجعة وتبادل المعرفة.
- مراقبة ميزانية مكتب إدارة المشاريع وضمان الاستخدام الفعّال للموارد المتاحة.
- تعزيز المساءلة والتعاون والتحسين المستمر.
مسؤوليات الدور
كفاءة الموارد البشرية: القدرة على توظيف وتقدير وتنمية ذوي الأداء العالي وإبرازهم لإنشاء صف ثانٍ قوي من الإدارة. القدرة على تحديد ذوي الأداء المنخفض وتوجيههم للتحسين أو الاستغناء عنهم. القدرة على معاملة المرؤوسين بالتساوي دون أي تمييز. معيار تقييم المرؤوسين هو الأداء الذي يؤدي إلى النتائج المخطط لها. ضمان توفر مصفوفة تفويض السلطة لتوفير تفويضات كافية وفقاً لسياسة الشركة.
المسؤولية: يجب تحمل المسؤولية الكاملة عن عملياته وفقاً للوصف الوظيفي والمخرجات المطلوبة من هذا المنصب، مع مراعاة إرشادات الشركة العامة. القدرة على توقع المشكلات واتخاذ الخطوات الاستباقية اللازمة لمنعها. القدرة على اتخاذ القرارات اللازمة والمناسبة في الوقت المناسب.
التسليم: تسليم النتائج المطلوبة في الوقت المناسب وبالجودة والتكلفة المطلوبة.
إحداث فرق ملموس: يجب إحداث فرق ملموس في مجال عمله وتجاوز توقعات الأعمال.
تخطيط الأعمال والأداء: القدرة على تحويل أهداف الشركة إلى خطط أعمال. القدرة على التخطيط والمتابعة وتنفيذ تلك الخطط، سواء كانت سنوية أو تطويرية. مراقبة أداء الخطة وبدء الإجراءات لتعزيز النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية وفقاً لذلك. تقديم تقارير دورية عن تقدم العمل. المسؤولية عن مراقبة وضبط الميزانيات والمصروفات لتحقيق الكفاءة المثلى في التكلفة.
التطوير التنظيمي: تطوير الهيكل التنظيمي وفقاً للمتطلبات الحالية مع مراعاة الخطط المستقبلية والتطويرية. ضمان توفر الأوصاف الوظيفية لجميع الأدوار الوظيفية والنشر.
تحسين العمليات التجارية: تطوير وتنسيق أنظمة وسياسات وإجراءات مكتوبة ومحددة جيداً، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان. يجب أن يكون ملماً وقادراً على التنقل عبر حلول تقنية المعلومات خاصة تلك المتعلقة بعمله وأعماله. تعزيز الأنظمة الآلية واستخدامها بالكامل لنشر ثقافتها.
الجودة: تُعتبر الجودة الميزة التنافسية الأولى للفنار، وبالتالي يُتوقع من المديرين التصرف وفقاً لذلك.
التكيف: التكيف مع التقنيات والأساليب والهياكل الإدارية ونماذج الأعمال الجديدة والبديلة.
الصحة والسلامة والبيئة: ضمان بيئة عمل آمنة وآمنة وقانونية وفقاً للوائح المعيارية.
المؤهل الأكاديمي: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية: 6 إلى 10 سنوات.
الكفاءات الفنية / الوظيفية: إدارة تغيير المشاريع، تنسيق المشاريع، إدارة مشكلات المشاريع، إدارة تكاليف المشاريع، تتبع المشاريع وإعداد التقارير، أدوات إدارة المشاريع، إدارة موارد المشاريع، إدارة مخاطر المشاريع.