سكرتير تنفيذي

نظرة عامة

• مسؤول عن دعم كبار التنفيذيين والإدارة أو الأقسام بأكملها.
• يقدم الدعم الإداري ويؤدي العديد من المهام، بما في ذلك جدولة المواعيد، وكتابة المراسلات، وإرسال البريد الإلكتروني، والتعامل مع الزوار، وتوجيه المتصلين، والإجابة على الأسئلة والطلبات.

المسؤوليات

• أداء المهام السكرتارية لكبار الموظفين الإداريين والتنفيذيين، بما في ذلك تدوين الإملاءات، ونسخ المراسلات والتقارير، وتدقيق المواد المكتوبة.
• استقبال ومساعدة الزوار والمتصلين الهاتفيين وتوجيههم إلى الأشخاص المناسبين.
• إدارة التقويم وترتيب الاجتماعات وحجز قاعات المؤتمرات.
• تنسيق ترتيبات السفر؛ وإعداد خطط الرحلات؛ وإعداد وتجميع وصيانة قسائم السفر والسجلات.
• مساعدة رئيس القسم في المشاريع الخاصة حسب التكليف.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة وإعداد محاضر الاجتماعات والمستندات الأخرى ضمن نطاق المكتب.
• التنسيق مع سكرتيري الأقسام بخصوص الإشعارات الداخلية بين المستشفيات.
• الحفاظ على أقصى درجات السرية في الأمور الرسمية وتحديد الأمور ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقًا لذلك.
• فحص والإشراف على تنظيف وترتيب مكتب رئيس القسم من وقت لآخر.
• جمع التحديثات الشهرية أو النصف شهرية المختلفة من الأقسام المختلفة حسب تعليمات رئيس القسم.
• تقديم ومراجعة والموافقة على الإجازات والعطلات ومخالصات الخروج في التطبيق الإلكتروني نيابة عن رئيس القسم.
• طلب اللوازم المكتبية من خلال طلب إلكتروني ومتابعة موافقة رئيس القسم والمشتري.
• إعداد طلبات الشراء وطلبات المواد وفحص اللوازم المكتبية من وقت لآخر ونقل البضائع وإرسال خراطيش الحبر الفارغة إلى قسم مراقبة الممتلكات.
• مسؤول عن الوارد والصادر من المستندات، وحفظ الملفات في مكان آمن، وضمان تصميم وصيانة نظام الملفات والسجلات بما يسمح باسترجاع المعلومات بسهولة.
• تنفيذ المشاريع الخاصة حسب التكليف.
• المشاركة في مبادرات الرعاية المتمحورة حول الشخص التي تنفذها مجموعة د. سليمان الحبيب.
• إثراء تجربة المريض بالتعاطف والاحترام والكرامة.
• أداء المهام والواجبات الأخرى المناسبة الموكلة ضمن نطاق معرفته ومهاراته وقدراته.

المتطلبات

• التعليم: دبلوم.
• المهني: الممارسات السكرتارية أو إدارة الأعمال.
• الخبرة: أربع سنوات أو أكثر من الخبرة في نفس المجال؛ تفضل الخبرة في المستشفيات.
• الشهادة: شهادة ذات صلة.

المهارات المطلوبة