مساعد تنفيذي
Executive Assistant
تعد شركة سيارة منصة رائدة في مجال السيارات الرقمية، تعمل على تحويل تجربة شراء السيارات في المملكة العربية السعودية. نحن نبني رحلة رقمية شاملة تجمع بين مصادر المركبات، التفتيش، التسويق، التمويل، التأمين، والتسليم. مع استمرار نمو الشركة، نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية، استباقي، ومتكتم، للانضمام إلى فريقنا في الرياض ودعم العمليات السلسة والكفاءة في المكتب التنفيذي.
عن الدور
مساعد التنفيذي سيكون مسؤولاً عن ضمان التنسيق اليومي الفعال للمكتب التنفيذي ودعم القيادة العليا في الجدولة، التواصل، المتابعات، التوثيق، وتنسيق الأعمال. يتطلب هذا الدور تنظيمًا استثنائيًا، انتباهًا للتفاصيل، التكتم، والقدرة على إدارة الأولويات المتعددة في بيئة سريعة الوتيرة. المرشح المثالي هو شخص يأخذ المسؤولية على عاتقه، يتوقع الاحتياجات، يفي بالالتزامات، ويمكنه التنسيق بفعالية مع أصحاب المصلحة كبار في جميع أنحاء المنظمة.
المسؤوليات الرئيسية
ما نبحث عنه
نحن نبحث عن شخص أكثر من كونه مسؤولًا إداريًا - شخص يمكنه التوقع، التنسيق، المتابعة، وإنجاز الأمور. المرشح المثالي هو شخص موثوق للغاية، منظم، متكتم، ومريح في العمل مباشرة مع القيادة العليا والتعامل مع الأمور السرية والعاجلة.
- إدارة الأنشطة اليومية والعمليات الإدارية للمكتب التنفيذي.
- إدارة وتنسيق الجداول الزمنية، الاجتماعات، المواعيد، والالتزامات التجارية.
- تنسيق الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وضمان وجود جميع الترتيبات اللازمة.
- إعداد جداول الأعمال، العروض التقديمية، التقارير، الوثائق، والمواد الأخرى حسب المطلوب.
- متابعة الإجراءات، القرارات، والالتزامات بشكل وثيق لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
- التنسيق مع رؤساء الأقسام وأصحاب المصلحة كبار لضمان التوافق والتواصل الفعال.
- العمل كنقطة تنسيق مركزية بين المكتب التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى مستوى من التكتم.
- تنظيم السفر التجاري، الاجتماعات، الزيارات، واللوجستيات ذات الصلة عند الطلب.
- تتبع المواعيد النهائية، المهام، والمتابعات المهمة وتسليط الضوء بشكل استباقي على الأمور المعلقة أو العاجلة.
- دعم التخطيط وتنفيذ الاجتماعات التنفيذية، الأحداث، والأنشطة التجارية.
- الحفاظ على السجلات، الوثائق، ومعلومات المكتب التنفيذي بدقة وتنظيم جيد.
- دعم المشاريع الخاصة والمبادرات عبر الوظائف حسب المخصص.
- تحديد الفرص لتحسين العمليات الإدارية وزيادة كفاءة المكتب التنفيذي.
- التعامل مع الطلبات والأولويات المخصصة بمستوى عالٍ من الاحترافية والاستجابة.
- إجادة اللغة الإنجليزية بشكل إلزامي، سواء المكتوبة أو المنطوقة.
- 3+ سنوات من الخبرة في إدارة المكتب، الدعم التنفيذي، إدارة الأعمال، التنسيق، أو مجال ذي صلة.
- خبرة سابقة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين أو القيادة العليا مفضلة للغاية.
- مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات متابعة وتنسيق ممتازة.
- مهارات تواصل وعلاقات شخصية قوية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية، التكتم، والسرية.
- القدرة على إدارة الأولويات المتعددة والعمل بفعالية تحت الضغط.
- انتباه قوي للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
- الإلمام ببرامج مايكروسوفت أوفيس و/أو جوجل سبيس وورك.
- القدرة على العمل بشكل مستقل، أخذ المسؤولية، وتحديد ما يجب فعله بشكل استباقي.
- الخبرة في بيئة سريعة الوتيرة، عالية النمو مفضلة.