مساعد تنفيذي قانوني
Legal Executive Assistant
الملخص
شركة جيبسون دن هي شركة محاماة عالمية رائدة، تقدم المشورة للعملاء في المعاملات والنزاعات الهامة. تقوم فرقنا الاستثنائية بصياغة ونشر استراتيجيات قانونية إبداعية مصممة بدقة لكل مسألة، مهما كانت معقدة أو عالية المخاطر. يتميز عمل الشركة بمزيج فريد من الدقة والرؤية.
مقرها في الرياض، سيكون المساعد التنفيذي القانوني الأول مسؤولاً عن تقديم دعم تنفيذي وإداري وتنسيقي عالي المستوى للشركاء. يتطلب الدور القدرة على تجاوز الدعم المعاملاتي وتقديم مساعدة استباقية في إدارة الأولويات والاتصالات وتنسيق الفواتير والأنشطة المتعلقة بالعملاء ودعم الممارسة اليومية.
يعمل هذا المنصب كنقطة تنسيق رئيسية بين الشركاء وأصحاب المصلحة الداخليين، مما يساعد على ضمان سير العمل بكفاءة والتواصل القوي والتنفيذ الفعال لأولويات الأعمال.
يتبع هذا الدور لمدير العمليات.
تشمل المسؤوليات
دعم الشركاء وتنسيق الممارسة
الدعم الإداري والتشغيلي
تسجيل العملاء والفواتير ودعم العلاقات
تطوير الأعمال ومبادرات العملاء
دعم البرامج الداخلية والخارجية
- إدارة العمليات اليومية للشريك، بما في ذلك إدارة التقويم والسفر والمصروفات والأولوية الشاملة للالتزامات.
- إدارة مراسلات الشريك وإجراءات المتابعة بشكل استباقي.
- دعم تخطيط رحلات العمل، بما في ذلك تحديد وتنسيق اجتماعات العملاء أو الأعمال حيثما كان ذلك مناسباً.
- التعاون الوثيق مع أصحاب المصلحة الداخليين لدعم التنسيق اليومي لممارسة الشريك ومسؤوليات القيادة.
- التواصل بانتظام مع أقسام الشركة لضمان التشغيل السلس لممارسة الشريك والأنشطة التجارية ذات الصلة.
- إدارة مجموعة واسعة من المهام الإدارية المعقدة، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإعداد التقارير ومواد الاجتماعات والرد على المراسلات ومعالجة تقارير المصروفات والتعامل مع المكالمات الهاتفية.
- الحفاظ على الملفات والمستندات السرية وفقاً لسياسات الشركة ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات.
- تنظيم ترتيبات السفر المحلية والدولية المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل والتأشيرات والمسارات التفصيلية.
- المساعدة في إعداد العروض التقديمية الداخلية والخارجية، بما في ذلك مواد العملاء ومستندات التقارير الداخلية.
- تنسيق ودعم أنشطة تسجيل العملاء والفواتير للشريك، بالتعاون الوثيق مع الفرق الداخلية ذات الصلة لضمان المعالجة الدقيقة وفي الوقت المناسب.
- مراجعة الجداول الزمنية ومعلومات الفواتير والمواد ذات الصلة قبل دورات الفواتير، والمساعدة في متابعة البنود المعلقة عند الحاجة.
- دعم تنظيم ومتابعة تفاعلات العملاء الرئيسية وأنشطة إدارة العلاقات.
- المساعدة في تخطيط وتنسيق اجتماعات العملاء والترفيه والأنشطة المتعلقة بتطوير الأعمال بما يتماشى مع أولويات العملاء الأوسع.
- المساعدة في تتبع وتنسيق أنشطة تطوير الأعمال المتعلقة بالممارسة، بما في ذلك العروض والتواصل مع العملاء وبنود المتابعة.
- دعم إعداد مواد تطوير العملاء والعروض التقديمية ووثائق الاجتماعات إذا لزم الأمر.
- المساعدة في تنسيق مبادرات تقدير العملاء وأنشطة الرعاية وجهود التواصل ذات الصلة عند الحاجة.
- دعم الأحداث والاجتماعات الداخلية والخارجية للشركة التي تشمل العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.
- تنسيق اللوجستيات والمواد والبحوث ذات الصلة أو جمع المعلومات لدعم مبادرات الشركة والعملاء.
- العمل كحلقة وصل مع الفرق الداخلية والأطراف الخارجية للمساعدة في تخطيط وتنفيذ الاجتماعات والأحداث.
المؤهلات
- مستوى عالٍ من النزاهة والتحفظ في التعامل مع المعلومات السرية.
- اهتمام قوي بالتفاصيل في إعداد ومراجعة وتدقيق المواد، مع إدارة الأولويات والمواعيد النهائية بفعالية.
- القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى وإدارة مهام متعددة متنافسة.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية، مع القدرة على التفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- مهارات تعاون قوية والقدرة على العمل بفعالية عبر الأقسام.
- مستوى عالٍ من المبادرة والحكم السليم ومهارات حل المشكلات الاستباقية.
- قابل للتكيف ومرن وقادر على الاستجابة للأولويات المتغيرة.
- مبادر ذاتي مع نهج استباقي وواسع الحيلة.
الخبرة
ستنظر جيبسون دن في توظيف المتقدمين المؤهلين ذوي السجلات الجنائية بطريقة تتوافق مع متطلبات القانون المحلي.
______
للمشاكل التقنية مع طلبنا عبر الإنترنت، يرجى الاتصال بنا على staffrecruiting@gibsondunn.com. سيرد فريق دعم التوظيف لدينا في أقرب وقت ممكن.
______
تلتزم جيبسون دن بضمان تكافؤ فرص العمل لجميع المتقدمين المؤهلين، بما في ذلك الأفراد ذوي الإعاقات. نحن نسعى جاهدين لضمان تجربة توظيف شاملة ويمكن الوصول إليها. ستقدم الشركة ترتيبات تيسيرية معقولة للأفراد المؤهلين ذوي الإعاقات لتمكين المشاركة في عملية التقديم والتوظيف، ما لم يفرض ذلك مشقة غير مبررة، وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها.
إذا كنت بحاجة إلى ترتيب تيسيري معقول لإكمال طلب أو المشاركة في مقابلة أو المشاركة بأي شكل آخر في عملية التوظيف، يرجى الاتصال بنا على recruiting-accommodations...
- يفضل درجة البكالوريوس.
- ما لا يقل عن خمس سنوات من الخبرة ذات الصلة في دعم الشركاء الكبار أو قادة الممارسة أو التنفيذيين في شركة محاماة أو بيئة خدمات مهنية.
- يفضل الخبرة في دعم الشركاء وتنسيق الفواتير وإدارة شؤون العملاء والمساعدة على المستوى التنفيذي.
- إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office والقدرة على تعلم الأنظمة الداخلية والتطبيقات الخاصة بالشركة بسرعة.