نبذة
شركة جيبسون دن هي شركة محاماة عالمية رائدة، تقدم المشورة للعملاء في المعاملات والنزاعات الهامة. تقوم فرقنا الاستثنائية بصياغة ونشر استراتيجيات قانونية إبداعية مصممة بدقة لكل مسألة، مهما كانت معقدة أو عالية المخاطر. يتميز عمل الشركة بمزيج فريد من الدقة والرؤية.
نحن نبحث عن موظف استقبال للانضمام إلى مكتبنا في الرياض.
يتبع هذا الدور مدير العمليات.
تشمل المسؤوليات
- المسؤولية عن المظهر العام لمنطقة الاستقبال وضمان نظافة وترتيب المناطق بطريقة احترافية
- التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها حسب الحاجة (عبر لوحة التحويل إذا لزم الأمر). تدوين الرسائل ونقلها حيثما كان ذلك مناسبًا
- الترحيب بالزوار وإرشادهم إلى الغرفة المناسبة. تزويدهم بكلمة مرور الواي فاي للضيوف عند الحاجة. المساعدة في أي طلبات خاصة قد تكون لديهم
- ترتيب غرف المؤتمرات وغرف الزوار بعد الاستخدام والتأكد من أنها تبدو لائقة
- التحقق من استلام الفاكسات وفحص مستويات الورق في الطابعة
- التعامل مع رسائل البريد الصوتي
- إجراء حجوزات لغرف الفيديو/المؤتمرات وتنظيم/إعداد مكالمات الفيديو/المؤتمرات عند الحاجة باستخدام برنامج جدولة الغرف
- حجز مكاتب المحامين الزائرين (VAO) وتجهيز الاحتياجات عند الحاجة
- طلب الضيافة/المشروبات للحاضرين في الاجتماعات والتنسيق مع فريق الضيافة عند الضرورة
- التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها
- التنسيق وتنظيم شركات البريد المحلية للمستندات الصادرة وإدارة البريد الصادر
- توزيع المستندات والمراسلات والطرود الواردة على الموظفين المعنيين. (عند الحاجة، تسجيل البريد في سجل/إكسل)
- المهام الإدارية مثل حفظ الملفات والمسح الضوئي والتصوير والتجليد للمستندات حسب الحاجة
- ترتيب وسائل النقل (سيارة أجرة/رحلات جوية) والإقامة حسب الحاجة
- تنظيم المطاعم حيثما كان ذلك مناسبًا
- المساعدة في أي واجبات إدارية أخرى حسب التكليف
المؤهلات
- مهارات تواصل وتنظيم ممتازة
- القدرة على استخدام المبادرة الشخصية والتفكير بوضوح ومنطقية في جميع الأوقات
- البقاء هادئًا تحت الضغط خلال الفترات المزدحمة
- القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد الأولويات وفقًا لذلك
- مهارات خدمة عملاء ممتازة ومهنية
- نهج مرن واستباقي في العمل
- مظهر مهني
- مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين والعمل الجماعي
- الاستعداد للعمل لساعات إضافية عند الحاجة
- وفقًا لمتطلبات السعودة، هذا المنصب مفتوح للمواطنين السعوديين فقط.
الخبرة
ستنظر جيبسون دن في توظيف المتقدمين المؤهلين ذوي السجلات الجنائية بطريقة تتوافق مع متطلبات القانون المحلي.
______
للصعوبات التقنية في طلبنا عبر الإنترنت، يرجى الاتصال بنا على staffrecruiting@gibsondunn.com. سيرد فريق دعم التوظيف لدينا في أقرب وقت ممكن.
______
تلتزم جيبسون دن بضمان تكافؤ فرص العمل لجميع المتقدمين المؤهلين، بما في ذلك الأفراد ذوو الإعاقات. نحن نسعى جاهدين لضمان تجربة توظيف شاملة ويمكن الوصول إليها. ستقدم الشركة ترتيبات تيسيرية معقولة للأفراد المؤهلين ذوي الإعاقات لتمكينهم من المشاركة في عملية التقديم والتوظيف، ما لم يشكل ذلك مشقة غير مبررة، وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها.
إذا كنت بحاجة إلى ترتيب تيسيري معقول لإكمال طلب، أو المشاركة في مقابلة، أو المشاركة بأي شكل آخر في عملية التوظيف، يرجى الاتصال بنا على recruiting-accommodations@gibsondunn.com. يرجى ملاحظة أن هذا صندوق بريد إلكتروني مخصص حصريًا لمساعدة المتقدمين في طلبات الترتيبات التيسيرية المتعلقة بعملية التوظيف. لن تتلقى الاستفسارات حول حالة الطلب أو أي مسألة أخرى غير متعلقة بالترتيبات التيسيرية ردًا.
- مهارات قوية في اللغة الإنجليزية؛ قراءة وكتابة وتحدثًا
- خبرة في العمل مع مايكروسوفت أوفيس بروفيشنال (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك)
- خبرة في العمل مع هواتف سيسكو
- خبرة في العمل مع برنامج جدولة الغرف أو ما شابه