ضابط دعم إداري
Admin support officer
الدمام دوام كامل متوسط
نظرة عامة
هذه الوظيفة هي دور إداري متعدد الجوانب في مكتب شركة هيتاشي للطاقة، مع التركيز على إدارة العمليات اليومية وتوفير الدعم اللوجستي.
المسؤوليات
- تنسيق أنشطة المكتب وضمان كفاءتها وامتثالها لسياسات الشركة.
- مراقبة دخول الزوار والحفاظ على الأمن.
- تنسيق تسجيل الزوار مع فريق الأمن.
- إدارة المخزون في منطقة الاستقبال.
- استلام وتصنيف البريد والفاكس والطرود.
- الرد على الهاتف وتوجيه المكالمات وتقديم المعلومات.
- التعامل مع الشحنات من شركات النقل DHL وTNT.
- الإشراف على العيادة وطلب المستلزمات الطبية.
- استقبال الزوار وتوجيههم.
- التعامل مع استفسارات الجمهور والعملاء.
- جدولة مواعيد الزوار.
- صيانة معدات المكتب (الفاكس، آلة النسخ).
- الحفاظ على ترتيب منطقة الاستقبال.
- الاحتفاظ بسجل الزوار.
- فحص سير عمل الإدارة وإحالة الطلبات إلى الموظفين المعنيين.
- إدارة طلبات مستلزمات المكتب بالتنسيق مع إدارة سلسلة التوريد.
- التعامل مع مهام المقصف وتنسيقها مع موردي الوجبات.
- مساعدة منطقة الاستقبال في الرد على المكالمات وإرسال الفاكسات.
- تنفيذ الأرشفة والتوثيق بدقة.
- المساعدة في التحقق من فواتير الموردين.
- الإشراف على طلبات النقل وتنظيم السائقين.
- طلب مستلزمات المطبخ.
- التنسيق مع موظفي الإدارة الإقليميين عند الحاجة.
- معالجة دفع فواتير الهاتف الفردية.
- ترتيب قاعات الاجتماعات وتوفير الدعم اللوجستي للفعاليات.
- استلام ومراجعة فواتير الفنادق وتأجير السيارات والمجمعات السكنية.
- معالجة القضايا السرية المرجعة من إدارة هيتاشي.
- إعداد طلبات الدفع الشهرية لدعم المقصف.
المتطلبات
- لا توجد متطلبات محددة مذكورة في النص.
المؤهلات
- لا توجد مؤهلات محددة مذكورة في النص.
المهارات
- مهارات تنظيمية ممتازة.
- مهارات تواصل فعالة.
- القدرة على إدارة المهام المتعددة.
- الاهتمام بالتفاصيل.
- مهارات في استخدام أدوات المكتب.
المزايا
- لا توجد مزايا محددة مذكورة في النص.
إمكانية الوصول والترتيبات التيسيرية
- يمكن للأفراد المؤهلين ذوي الإعاقة طلب ترتيبات تيسيرية إذا واجهوا صعوبات في الوصول إلى موقع هيتاشي للوظائف.
- يجب تقديم طلب الترتيب التيسيري عبر نموذج استفسار عام على الموقع الإلكتروني للشركة.
استخدام الذكاء الاصطناعي والأدوات الآلية
- تستخدم الشركة أدوات رقمية وآلية مدعومة بالذكاء الاصطناعي في عملية التوظيف، بما في ذلك فرز الطلبات ومطابقة الوظائف وجدولة المقابلات.
فحص الخلفية والتحقق الأمني
- تجري الشركة فحوصات خلفية قبل التوظيف، بما في ذلك التحقق من تاريخ العمل والتعليم والسجلات الجنائية.
- قد تكون هناك حاجة إلى فحوصات خلفية أو أمنية إضافية للأدوار الحساسة، مثل تلك المتعلقة بالمعلومات الحساسة أو المسؤوليات المالية أو بيانات العملاء.
- سيتم إجراء هذه الفحوصات بالامتثال للقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية.
المهارات المطلوبة
تنسيق المكاتبخدمة العملاءإدارة الزوارالتعامل مع المكالمات الهاتفيةإدارة المراسلات والبريدإدارة المستلزمات المكتبيةالأرشفة والتوثيقالتنسيق مع الموردينجدولة المواعيدالإشراف على المرافق
شارك هذه الوظيفة
تنبيهات ذكية
اختر متى نخبرك. · 1 مفعّل
كل وظائف هيتاشي
جميع الوظائف الجديدة
وظائف في الدمام
وظائف جديدة في هذه المدينة
وظائف المبيعات وتطوير الأعمال
وظائف في نفس المجال