مراقب مستندات (Q-SBU)
Document Controller (Q-SBU)
شركة جسارة لإدارة البرامج (جسارة PMC) هي مشروع مشترك رائد بين صندوق الاستثمارات العامة وجاكوبس وأرامكو السعودية، تأسست لتقديم خدمات إدارة برامج عالمية المستوى في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية. تلعب جسارة دورًا رئيسيًا في دعم تحقيق رؤية السعودية 2030، لا سيما في تنفيذ المشاريع العملاقة والتطورات Infrastructure واسعة النطاق.
نبحث عن مراقب مستندات للانضمام إلى جسارة PMC. يوفر هذا المنصب الدعم في الوظائف اليومية المتعلقة بمعالجة ومراقبة المستندات وصيانتها. يقوم شاغل الوظيفة بأداء دور متخصص في مراقبة المستندات بشكل مستقل وبالتعاون مع مراقبي المستندات الآخرين وفريق التسليم. يستخدمون حكمهم بناءً على الخبرة والسياسات والإجراءات والتوجيه من الإدارة العليا لمراقبة المستندات لتقييم المواقف وتنفيذ الحلول المناسبة. يتفاعل هذا المنصب بانتظام عبر المشاريع ومع جهات خارجية، مثل مراقبة المستندات لدى الاستشاريين والمقاولين وإدارة المشاريع. المسؤولية الأساسية هي إدارة ومراقبة جميع مستندات وسجلات المشروع طوال دورة حياتها.
المسؤوليات الرئيسية
- اتباع إجراءات وعمليات مراقبة المستندات لإدارة مستندات وسجلات المشروع.
- مراجعة ومعالجة مستندات المشروع الواردة والصادرة مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والمستندات المقدمة للامتثال الإداري.
- مراقبة وضبط مراجعات المستندات، وضمان توفر أحدث المراجعات لأعضاء فريق المشروع.
- التحقق من الامتثال وجودة المستندات، والالتزام بالمتطلبات.
- إجراء «تدقيقات مفاجئة» و«مراجعات على الكتف» لفريق المشروع بشكل استباقي لتسهيل فهمهم وتعزيز امتثالهم لإجراءات مراقبة المستندات.
- الحفاظ على سجلات مستندات وسجلات المشروع دقيقة ومحدثة، بما في ذلك الإرساليات وتأكيدات الاستلام وقوائم التوزيع.
- استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها.
- تحديث مصفوفة توزيع المستندات بانتظام في EDMS.
- مراجعة قوالب سير العمل في EDMS وإجراء التحديثات المطلوبة بانتظام وتحديث الوثائق المرتبطة بذلك.
- تقديم الدعم لأعضاء فريق المشروع والمستخدمين النهائيين والمقاولين حول استخدام EDMS وأدوات وأنظمة مراقبة المستندات الأخرى، حسب الاقتضاء.
- ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لمراقبة المستندات.
- قد يساعد في إعداد تقارير وعروض المشروع، حسب الحاجة.
- أداء واجبات أخرى متعلقة بمراقبة المستندات كما يكلفه مدير المشروع أو كبار الموظفين الآخرين.
- قد يقوم بتجميع وربط النسخة النهائية باستخدام الربط الحلزوني أو المعدات ذات الصلة.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
- خبرة 5 - 7 سنوات في مراقبة المستندات في صناعة البناء أو الهندسة أو صناعة ذات صلة.
- معرفة عملية مثبتة بإجراءات وعمليات وأدوات مراقبة المستندات.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى ومحددة المواعيد النهائية.
- الإلمام بأدوات وبرامج إدارة المشاريع، مثل (EDMS) – ACONEX، Microsoft Office Excel وWord أو منصات الجدولة والتعاون المماثلة.
- خبرة في العمل التعاوني مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك مديري المشاريع والمهندسين والمشتريات وموظفي العمليات.
- مهارات تنظيمية قوية وحل المشكلات والتحليلية لدعم التسليم الفعال للمشاريع.
- قدرات تواصل وتفاعل ممتازة للتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- القدرة التحليلية والشاملة على حل المشكلات.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة بفعالية.
- المرونة والقدرة على التكيف في الاستجابة لمتطلبات العمل المتغيرة.
- إدارة وتحديد أولويات عبء العمل بفعالية والتسليم في مواعيد نهائية ضيقة.