مساعد تنفيذي
Executive Assistant
الرياض دوام كامل 4-6 سنوات بكالوريوس
الغرض من الوظيفة: تقديم تنسيق تنفيذي عالي الجودة ودعم إداري للرئيس التنفيذي من خلال ضمان الجدولة الفعالة والتواصل وتنسيق الاجتماعات والتوثيق والمتابعة، مما يتيح اتخاذ قرارات فعالة وعمليات سلسة للمكتب التنفيذي.
مجالات المساءلة الرئيسية
تحضير وتنسيق الاجتماعات
- تنسيق لوجستيات الاجتماعات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك تطوير جدول الأعمال وإعداد المواد وتنسيق أصحاب المصلحة.
- إعداد العروض التقديمية والمستندات الداعمة التي تلبي المعايير التنفيذية من حيث الوضوح والدقة والملاءمة الاستراتيجية.
- مراقبة الجداول الزمنية للاجتماعات وتدفق جدول الأعمال لدعم الاستخدام الفعال لوقت الرئيس التنفيذي.
- إعداد الملخصات التنفيذية ومذكرات الإحاطة وسجلات الاجتماعات لدعم اتخاذ القرارات المستنيرة.
تنسيق التقويم والجدول الزمني
- تنسيق تقويم الرئيس التنفيذي، وضمان توافق الأولويات التشغيلية والارتباطات الاستراتيجية والالتزامات الشخصية.
- تحديد التعارضات المحتملة في الجدولة وتنسيق التعديلات في الوقت المناسب للحفاظ على الاستمرارية.
- التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لجدولة الاجتماعات ومواءمة أهداف الاجتماع.
الشؤون السرية
- التعامل مع الاتصالات الحساسة والمستندات السرية بسرية ووفقًا للسياسات التنظيمية.
- الحفاظ على سجلات وأرشيفات آمنة للمراسلات السرية، وضمان الدقة وإمكانية التتبع والخصوصية.
- العمل كنقطة اتصال للشؤون السرية التي تتطلب اهتمامًا تنفيذيًا.
تنسيق المراسلات
- تنسيق إعداد ومراجعة وتوجيه وأرشفة المراسلات التنفيذية.
- ضمان أن تعكس الاتصالات المكتوبة نبرة الرئيس التنفيذي وقصده ورسالته الاستراتيجية.
- الحفاظ على سجلات تتبع المراسلات ومتابعة الجداول الزمنية للردود حسب الحاجة.
الدعم الإداري واللوجستي
- تنسيق ترتيبات السفر وحجوزات الإقامة وبرامج الرحلات ولوجستيات الفعاليات للأنشطة التنفيذية.
- معالجة الموافقات التنفيذية والوثائق الإدارية لدعم إنجاز سير العمل في الوقت المناسب.
- تقديم الدعم الإداري للطلبات المخصصة والمهام ذات الأولوية.
تنسيق البريد
- تنسيق استلام وفرز وإرسال البريد المادي والطرود.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للبريد الوارد والصادر، وضمان التعامل الآمن مع الشحنات السرية.
متابعة المهام وبنود العمل
- الحفاظ على متتبعات بنود العمل الناشئة عن الاجتماعات والتوجيهات التنفيذية وتحديثها.
- متابعة أصحاب المصلحة المسؤولين عن المهام الموكلة وتوثيق تحديثات التقدم.
- إعداد تحديثات حالة منتظمة للرئيس التنفيذي حول تقدم بنود العمل وإنجازها.
مساءلة الدور
كفاءة الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب المهارات الناعمة والتقنية المحدثة المتعلقة بالوظيفة.
التسليم
- أداء الأنشطة المخططة لتلبية الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا لجداول التسليم.
- استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة ووقت فعالين.
- تقديم تقرير دوري منسق بتفصيل الانحراف وتنفيذ المهام المخططة.
حل المشكلات
- حل أي مشكلات ذات صلة تنشأ وتصعيد أي قضايا تشغيلية معقدة.
الجودة
- ضمان متطلبات الجودة لتطوير ضوابط وعمليات فعالة للجودة بما في ذلك مواصفات المنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين العمليات التجارية
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات المكتوبة المحددة جيدًا، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الامتثال للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الامتثال لإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن مجال نشاط العمل المحدد لضمان السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات/خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
خبرة العمل
- 4 إلى 6 سنوات.
الكفاءات التقنية / الوظيفية
- إعداد التقارير المخصصة
- التوثيق الكتابي
- المعايير والإجراءات
- إدارة المستندات
- إعداد المستندات
- تنسيق قاعات الاجتماعات
المهارات المطلوبة
تنسيق الاجتماعاتإدارة التقويمالتعامل مع المراسلات السريةإعداد التقاريرإدارة المستنداتالتواصل مع أصحاب المصلحةتنسيق السفرمتابعة المهامالاهتمام بالتفاصيلالمهارات التنظيمية
شارك هذه الوظيفة
تنبيهات ذكية
اختر متى نخبرك. · 1 مفعّل
كل وظائف الفنار
جميع الوظائف الجديدة
وظائف في الرياض
وظائف جديدة في هذه المدينة
وظائف الموارد البشرية والتوظيف
وظائف في نفس المجال