مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي

مدار هي منصة سعودية رائدة في الخدمات اللوجستية الرقمية، مملوكة لشركة علم، تُحدث تحولاً في إدارة النقل عبر مختلف القطاعات. تربط الشاحنين والناقلين وشركاء الخدمات اللوجستية من خلال منظومة موحدة توفر الرؤية والكفاءة والأتمتة. تُمكّن مدار من تنفيذ الشحنات بسلاسة والتكامل المالي والتتبع في الوقت الفعلي — لإعادة تعريف مستقبل الخدمات اللوجستية في المملكة وخارجها.

تبحث مدار عن سكرتير تنفيذي منظم للغاية ومحترف ومبادر للانضمام إلى فريقنا وتقديم دعم تنفيذي وإداري عالي المستوى للرئيس التنفيذي. في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن إدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي والاجتماعات والمراسلات والالتزامات التنفيذية، مع ضمان المتابعة الفعالة للقرارات والمهام الرئيسية.

تقديم دعم تنفيذي وإداري مباشر للرئيس التنفيذي من خلال الإدارة الفعالة للجداول والمواعيد والاجتماعات والمراسلات والمعلومات والوثائق. يتحمل الدور مسؤولية متابعة المهام والقرارات، وضمان كفاءة أنشطة الرئيس التنفيذي وتسهيل التواصل السلس مع التنفيذيين وأصحاب المصلحة والأطراف الخارجية.

إدارة وتنظيم تقويم الرئيس التنفيذي والمواعيد والاجتماعات. تحديد أولويات الاجتماعات والطلبات والالتزامات بناءً على أولويات العمل. التنسيق مع الإدارة التنفيذية وأعضاء مجلس الإدارة والأطراف الخارجية. تنظيم الزيارات الرسمية والمقابلات واجتماعات العمل. ضمان إدارة جدول الرئيس التنفيذي بكفاءة وتوافقه مع أولويات العمل.

تنسيق وجدولة الاجتماعات للرئيس التنفيذي، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والمواد المطلوبة. حضور الاجتماعات عند الحاجة وإعداد محاضر اجتماعات دقيقة. متابعة القرارات والمهام وبنود العمل لضمان إنجازها في الوقت المناسب. الاحتفاظ بمتتبعات الإجراءات وتقديم تذكيرات في الوقت المناسب للمهام ذات الأولوية العالية. مراقبة الإجراءات المعلقة وتقديم تحديثات منتظمة للرئيس التنفيذي.

إدارة وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات والاتصالات الخاصة بالرئيس التنفيذي. صياغة وإعداد الخطابات الرسمية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات التجارية عند الحاجة. تسهيل التواصل بين الرئيس التنفيذي والإدارات المختلفة. التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأعلى مستوى من الاحترافية والتحفظ. ضمان الردود الدقيقة وفي الوقت المناسب على الطلبات والمراسلات.

إعداد وتنظيم التقارير والعروض التقديمية ومواد الإحاطة للاجتماعات. جمع وتوحيد المعلومات والبيانات من الإدارات المختلفة عند الحاجة. الاحتفاظ وتنظيم ملفات الرئيس التنفيذي ووثائقه وسجلاته. ضمان دقة جميع الوثائق التنفيذية وتحديثها وسهولة الوصول إليها.

ترتيب رحلات العمل، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والنقل والمتطلبات ذات الصلة. إعداد مسارات السفر التفصيلية وجداول الاجتماعات وخطط الزيارات. التنسيق مع الأطراف الداخلية والخارجية لضمان التنفيذ السلس لرحلات العمل والالتزامات التنفيذية. تقديم الدعم الإداري للمهام التنفيذية والمشاريع الخاصة عند الحاجة.

التواصل باحترافية مع أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والعملاء والشركاء والجهات الحكومية وأصحاب المصلحة الآخرين. تسهيل التواصل الفعال بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المعنيين. تمثيل مكتب الرئيس التنفيذي بطريقة احترافية تعكس معايير الشركة وسمعتها ومكانتها. الحفاظ على علاقات مهنية قوية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

الدقة والكفاءة في إدارة تقويم الرئيس التنفيذي وجدوله.

المتابعة في الوقت المناسب وإغلاق المهام وبنود العمل.

الاستجابة للمراسلات والطلبات والمتطلبات التنفيذية.

جودة وفعالية تنظيم الاجتماعات والمواد التنفيذية.

رضا الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة. الالتزام بالسرية والتعامل السليم مع المعلومات الحساسة.

الإعداد في الوقت المناسب للتقارير والعروض التقديمية والوثائق المطلوبة.

المؤهلات والخبرة

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.

3–5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في المساعدة التنفيذية أو السكرتارية التنفيذية أو المساعد الشخصي أو دور مشابه.

يُفضل بشدة وجود خبرة سابقة في دعم الرئيس التنفيذي أو مسؤول تنفيذي رفيع المستوى أو الإدارة العليا.

مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.

مهارات تنظيمية قوية وإدارة وقت.

اهتمام ممتاز بالتفاصيل والقدرة على إدارة أولويات متعددة.

إجادة قوية في Microsoft Office، وخاصة Outlook وWord وExcel وPowerPoint.

مستوى عالٍ من الاحترافية والتحفظ والسرية.

مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وإدارة أصحاب المصلحة.

القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع الأمور الحساسة بنضج واحترافية.