مشرف دعم فني

نظرة عامة

المسؤوليات

• تنسيق طلبات عروض الأسعار (RFQs) وعروض الأسعار وأوامر الشراء وشراء قطع الغيار مع الفريق الفني، وضمان دقة السجلات وتسليمها في الوقت المناسب.
• التواصل اليومي مع العملاء، وضمان ردود سريعة ومهنية على استفساراتهم.
• استلام طلبات عروض الأسعار (RFQs) وإعداد عروض أسعار التأجير والخدمة، ومتابعة تقدم الخدمة من فريق الورشة.
• استلام أوامر الشراء (POs)، وإجراء مراجعات العقود، وإصدار إقرارات الطلب (OAs) لطلبات التأجير والخدمة عبر نظام ERP.
• ضمان تحميل جميع الوثائق ذات الصلة إلى نظام ERP وحفظها في القرص المشترك.
• الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالعمل وتحديث جداول التتبع بانتظام.
• إنشاء أوامر العمل (WOs) وإبلاغها لفريق الورشة.
• تسجيل التكاليف مقابل أمر العمل المناسب وربطها بأمر البيع المقابل.
• مراجعة التكاليف، وإغلاق أوامر العمل المكتملة، وإرسالها في النظام وجاهزيتها للفوترة.
• مراقبة حالة أوامر البيع وأوامر العمل لضمان الإنجاز في الوقت المناسب ورضا العملاء.
• متابعة توفر قطع الغيار وحالة التسليم مع فرق قطع الغيار والخدمات اللوجستية والمستودعات، والمشاركة في اجتماعات التخطيط الاستراتيجي المتعلقة بتوقعات قطع الغيار.
• العمل عن كثب مع الفريق الفني لضمان إكمال الطلبات في الوقت المحدد وتلبية مواصفات العملاء.
• حضور اجتماعات الإنتاج والعملاء المنتظمة لتقديم التحديثات وحل أي مشكلات.
• دعم فريق الفوترة في متابعة مدفوعات العملاء المستحقة لتحسين أداء الحسابات المدينة (AR).
• مراجعة إقرارات الطلب (OAs) المرسلة التي لم يتم فوترتها بعد مع فريق الفوترة وضمان الفوترة في الوقت المناسب.
• إجراء زيارات منتظمة للعملاء للحصول على ملاحظات حول الخدمات المقدمة وتحديد فرص التحسين أو تطوير الأعمال الجديدة.
• دعم مجموعة WLF في تحسين المخزون من خلال المراقبة المنتظمة لأوامر العمل المفتوحة المتعلقة بأنشطة S&OP ومعدات التأجير.
• تنسيق وإدارة وظائف التأجير من استلام الطلب حتى التنفيذ والإرجاع والفوترة النهائية، وضمان التسليم في الوقت المناسب ورضا العملاء.
• التنسيق مع فريق الجودة لضمان عملهم بالتوازي مع فريق التأجير لإعداد الشهادات المطلوبة.
• إنشاء أوامر عمل Kit لوظائف الخدمة والتأجير.
• إنشاء طلبات الشراء (PRs) حسب الحاجة.
• تحديث حالة قطع الغيار في OMEGA (شراء أو تصنيع).
• تغطية مدير المشروع الفني والتخطيط عند الحاجة.
• تغطية مخطط قطع الغيار عند الحاجة.
• أداء أي مهام إضافية تضيف قيمة للعمل وتدعم أهدافه التشغيلية ونجاحه العام.

المتطلبات

• دبلوم أو درجة أعلى في المحاسبة أو ما يعادلها.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة.
• إجادة متقدمة في Microsoft Excel، بما في ذلك إنشاء وإدارة الصيغ والجداول المحورية وتحليل البيانات وإعداد التقارير.
• القدرة على إعداد تقارير واضحة ودقيقة ومهنية.
• مهارات تواصل قوية مع القدرة على العمل بفعالية مع قوة عاملة متنوعة.
• مهارات ممتازة في خدمة العملاء، مع القدرة على التعامل مع العملاء باحترافية وإدارة الشخصيات المختلفة والبقاء هادئًا تحت الضغط أثناء معالجة الشكاوى أو الإحباطات.
• القدرة على الأداء بفعالية في بيئة عمل سريعة ومتغيرة وعالية الضغط.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية، مع القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة، مع قدرات مثبتة في التعامل مع العملاء وحل المشكلات.
• المرونة للعمل خارج ساعات العمل العادية عند الحاجة، خاصة لدعم طلبات العملاء العاجلة أو الحرجة.
• القدرة على العمل عبر الإنترنت.
• زيارات يومية إلى الورشة (3-4) مرات يوميًا وإجراء اجتماعات متابعة وجهًا لوجه مع المشرفين وقادة الفرق.
• فهم نموذج أعمال Wireline (WLF) والقدرة على التكيف مع متطلباته التشغيلية وخدمة العملاء الفريدة.
• القدرة على إدارة حجم كبير من رسائل البريد الإلكتروني بفعالية وتحديد أولويات الطلبات بناءً على الإلحاح والتأثير التجاري.
• ردود سريعة قدر الإمكان على استفسارات العملاء والطلبات الداخلية.
• مهارات طباعة ممتازة مع القدرة على الكتابة بسرعة ودقة وكفاءة دون النظر إلى لوحة المفاتيح.

المهارات المطلوبة