منسق الموارد البشرية

وصف الوظيفة

المسؤوليات الرئيسية

• التوظيف واستقطاب المواهب
• الحفاظ على قواعد بيانات المرشحين وسجلات السير الذاتية وتحديثها بانتظام لدعم احتياجات التوظيف المستقبلية.
• المساعدة في توظيف وتعيين جميع الموظفين من الفئات العادية.
• تنسيق عملية التوظيف بأكملها، بما في ذلك ترتيبات المقابلات، والتواصل مع المرشحين، والتعاقد، ووصول الموظفين.
• ضمان دقة واتساق واكتمال وثائق التوظيف وسجلات المرشحين.
• التنسيق مع أقسام الفندق المعنية بشأن احتياجات التوظيف وأنشطة التعيين.
• التواصل مع مسؤول العلاقات العامة (PRO) والوكالات الخارجية لتنسيق طلبات تأشيرات الموظفين وترتيباتها.
• تنسيق عملية وصول الموظفين الجدد وضمان استكمال ترتيبات الالتحاق اللازمة.
• إدارة شؤون الموظفين وعمليات الموارد البشرية
• تنسيق إدارة التحاق الموظفين ومغادرتهم.
• الحفاظ على ملفات الموظفين وتحديثها بانتظام، مع ضمان حفظ جميع الوثائق المطلوبة بشكل صحيح.
• تطوير وصيانة سجلات الموظفين السرية والوثائق وقواعد البيانات وأنظمة الملفات الخاصة بالأقسام.
• الحفاظ على سجلات الموارد البشرية الدقيقة ونظم معلومات الإدارة (MIS) لجميع العمليات الموكلة.
• مراقبة وتتبع استحقاقات الإجازات السنوية والمرضية.
• تنسيق الأنشطة المتعلقة بالموظفين مع جميع أقسام الفندق.
• دعم تنفيذ وتقييم ممارسات الموارد البشرية لتحسين كفاءة القسم وفعاليته.
• مساعدة فريق الموارد البشرية في المهام الإدارية والتشغيلية حسب الحاجة.
• علاقات الموظفين
• إنشاء علاقات عمل فعّالة والحفاظ عليها مع الزملاء في جميع أقسام الفندق.
• تنسيق وظائف علاقات الموظفين بالتشاور مع مدير الموارد البشرية.
• الاستماع والاستجابة بشكل مناسب لمخاوف الموظفين وطلباتهم.
• الحفاظ على علاقات عمل إيجابية ودعم بيئة عمل تعاونية.
• التواصل بشكل مهني ولبق مع الزملاء على جميع المستويات التنظيمية.
• الدعم الإداري والإداري
• تقديم دعم إداري شامل لمدير الموارد البشرية، بما في ذلك التعامل مع الأمور السرية والحساسة للغاية.
• تنظيم المراسلات الواردة اليومية، وتقييم الأولويات، والرد أو المتابعة حسب الاقتضاء.
• إدارة مفكرة مدير الموارد البشرية وضمان مراجعة المراسلات المعلقة وملفات التتبع واتخاذ الإجراءات بشأنها يوميًا.
• الحفاظ على التقويمات وتحديثها لتسهيل المواعيد وجداول الاجتماعات.
• ترتيب الاجتماعات، وتدوين المحاضر، وتعيمم سجلات الاجتماعات.
• إعداد الرسائل والمذكرات والتقارير والوثائق الأخرى باستخدام تطبيقات معالجة النصوص والجداول الممتدة وقواعد البيانات والعروض التقديمية.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك استلام البريد وختمه بالتاريخ وتوزيعه.
• الحفاظ على أنظمة ملفات إلكترونية ومادية منظمة للسجلات والتقارير ووثائق القسم.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل مهني، وتدوين الرسائل، وتحديد أولويات الاتصالات عند الضرورة.
• تنسيق احتياجات القرطاسية الخاصة بقسم الأشخاص والثقافة وشرائها من خلال FMC.
• الحفاظ على سجلات جهات الاتصال التجارية، ومتابعة الأمور المعلقة، وضمان إنجاز الإجراءات الموكلة في الوقت المناسب.
• إعداد التقارير والتدقيق والامتثال
• إعداد تقارير الموارد البشرية والسجلات وقواعد بيانات الأقسام وصيانتها وتحديثها.
• الحفاظ على نظام معلومات الإدارة (MIS) لمجالات المسؤولية الموكلة.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لمجالات العمل الموكلة وضمان دقة السجلات وتحديثها.
• ضمان الامتثال لسياسات الفندق وإجراءاته ومعاييره التشغيلية والمتطلبات القانونية المعمول بها.
• ضمان التعامل مع جميع معلومات الموظفين والوثائق السرية بمستوى مناسب من الحساسية.
• ضمان الامتثال للوائح الصحة والنظافة والأمن والسلامة والحريق.
• المسؤوليات العامة
• إبقاء مدير الموارد البشرية على علم بالأحداث المهمة والتطورات التشغيلية داخل الفندق لتجنب سوء الفهم والشائعات.
• الإلمام بوثائق الشركة ذات الصلة وأدلة المعايير التشغيلية.
• اتباع معايير خدمة الموارد البشرية المعمول بها وتحديد فرص تحسين تقديم الخدمة بشكل فعال.
• إنجاز المهام الموكلة بدقة وكفاءة وفي الأطر الزمنية المطلوبة.
• إظهار الموثوقية والمساءلة والمهنية والالتزام بالدور.
• الحضور للعمل كما هو مجدول وفي الوقت المحدد.
• دعم الزملاء والمساهمة في تحقيق أهداف القسم.
• تحمل مسؤولية التطوير الشخصي والمهني.
• أداء المهام المعقولة الأخرى التي يكلفه بها الإدارة.

المؤهلات

التعليم

• يُفضل درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

الخبرة

• مطلوب خبرة سابقة في الموارد البشرية أو الإدارة.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في دور مماثل.
• إجادة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وعمليات الكمبيوتر العامة.
• إجادة القراءة والكتابة والتحدث باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية.
• قدرات ممتازة في التعامل مع الآخرين وبناء العلاقات.
• مهارات إدارية وتنسيقية قوية ...

المهارات المطلوبة