مشرف استقبال (للسعوديين فقط)

المنصب

مشرف الاستقبال مسؤول بشكل أساسي عن الإشراف على جميع موظفي الاستقبال أثناء عملهم في الوردية، وضمان إنجاز جميع المهام يوميًا وسير الوردية بسلاسة، ويكون نقطة الاتصال الرئيسية للاستقبال وجميع الأقسام التشغيلية الأخرى، مثل الخدمة الخاصة والتدبير المنزلي والهندسة.

المظهر الشخصي

مظهرنا هو انعكاس لهويتنا، ويجب أن يعكس مظهرنا صورة احترافية في العمل؛ لذلك، يجب على كل عضو في فريقنا الالتزام بمعايير المظهر في جميع الأوقات.

الأدوار والمسؤوليات الرئيسية

· الإشراف على موظفي الاستقبال/وكلاء خدمة الضيوف، ومساعدتهم في المشكلات التي قد تنشأ وضمان إنجاز جميع المهام وفقًا لمعايير رافلز.

· التأكد من حصول الموظفين على فترات الراحة وفقًا لعدد ساعات العمل.

· ضمان وجود تغطية كافية للموظفين في الردهة وفي الاستقبال/مكتب الاستقبال في جميع الأوقات.

· التأكد من أن مكتب الاستقبال بالكامل والمناطق المحيطة به بما في ذلك الردهة والكونسيرج والاستقبال/مكتب الاستقبال نظيفة ومرتبة باستمرار.

· أن يكون متمكنًا تمامًا في جميع مهام الاستقبال وأمين الصندوق.

· تغطية جميع الورديات إذا لزم الأمر.

· تغطية ورديات منسق الغرف إذا لزم الأمر.

· التواصل مع الأقسام الأخرى فيما يتعلق بمتطلبات الضيوف الخاصة (مثل: الزي/خدمات الضيوف، بائع الزهور، التدبير المنزلي، تناول الطعام في الغرفة).

· التواجد في الاستقبال/مكتب الاستقبال كلما أمكن.

· التعامل مع أي شكاوى فورًا وبفعالية.

· استقبال كبار الضيوف (VIP).

· تنسيق الوصول والمغادرة، ومراقبة أوقات الانتظار، وإبقاء الضيوف على اطلاع دائم وضمان راحتهم قدر الإمكان.

· إجراء تسليم في نهاية كل وردية مع الموظفين المناوبين، وإبلاغهم بأي متطلبات أو مشكلات خاصة.

· التواصل مع التدبير المنزلي بشأن الغرف التي لا تحتاج إلى ترتيب المساء إذا سمحت الإشغالات.

· التواصل مع الكونسيرج لضمان إرسال واستلام الأمتعة بسرعة.

· متابعة الإلغاءات المتأخرة وعدم الحضور وتحصيل الرسوم عند الاقتضاء.

· إبلاغ موظفي الاستقبال/أمناء الصندوق بالمذكرات الجديدة أثناء تسليم الوردية.

· مراجعة مراسلات وصول اليوم التالي، وتأكيد حجوزات السيارات والمطاعم والمسارح. ضمان تلبية جميع احتياجات الضيوف بشكل مُرضٍ.

· التنسيق مع منسق الغرف بشأن جميع تخصيصات الغرف، وضمان التواصل الفعال بشأنها مع موظفي الاستقبال/وكلاء خدمة الضيوف.

· التعامل مع نقل الغرف، وضمان التواصل السلس بشأنها مع الأقسام المعنية.

· مراجعة إيرادات الغرف المحتملة بحثًا عن أي تناقضات وإجراء التصحيحات اللازمة.

· مراقبة الأهداف المالية اليومية للفندق وقسم الغرف، والأهداف المالية للقسم، وأهداف LQA وTrustYou وForbes على أساس يومي.

· موازنة الشاشة (أنواع الغرف) لليوم التالي.

· الحفاظ على علاقات عمل ودية وتعاونية مع جميع الأقسام الأخرى.

· أن يكون مسؤولاً عن تحديد أي احتياجات تدريبية لموظفي الاستقبال/مكتب الاستقبال وإبلاغها إلى مدير تدريب مكتب الاستقبال.

· ضمان توفر إمدادات كافية من جميع المواد القرطاسية في المخزن.

· حضور أي دورات تراها الإدارة مفيدة.

· قد يُطلب من مشرف الاستقبال القيام بواجبات أخرى يوجهها مساعد مدير مكتب الاستقبال.

السمات الشخصية

محفز ومبادر

لاعب فريق

موقف إيجابي وحسن التعبير

شخص اجتماعي

مدفوع بالنتائج

منفتح الذهن

يظهر المبادرة

منظم

الالتزام بالقيم المهنية

التفكير خارج الصندوق

· إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية (شفهيًا وكتابيًا).

· لغة ثالثة ميزة إضافية.

· يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع multitude من المهام في بيئة شديدة ومتغيرة باستمرار مع البقاء هادئًا ومتماسكًا.

· يجب أن يكون مرنًا من حيث ساعات العمل.

· دبلوم في الضيافة ميزة إضافية.

· معرفة بنظام إدارة الممتلكات (PMS) وWindows.

· خبرة سابقة في خدمة العملاء ميزة إضافية.

· قدرة مثبتة على التعامل مع النقد بفعالية ودقة.

· خبرة إشرافية لا تقل عن سنة واحدة في فندق فاخر.

معلومات إضافية

فهم توقعات الضيوف الفاخرين للغاية والتوافق مع العلامة التجارية.

خبرة في تنسيق المشاريع والجدولة ومراقبة المستندات خلال مراحل ما قبل الافتتاح.

الخبرة في مرحلة ما قبل الافتتاح أمر لا بد منه.

نهج استباقي وتوقعي مع حس قوي بالملكية والمساءلة.

مظهر شخصي لا تشوبه شائبة وعرض شخصي يتوافق مع معايير الفخامة.