مدير الائتمان

المنصب

أداء جميع المهام كما يحددها مدير المالية والقدرة على القيام بوظائف الإدارة في غيابه.

مدير المالية، المدير العام، المسؤولون التنفيذيون ورؤساء الأقسام.

العملاء (مثل وكالات السفر، الضيوف على أساس الائتمان... إلخ)، الضيوف، المتعاقدون، المدققون، الجهات الحكومية، الاستشاريون

معرفة ومراعاة سياسات الائتمان الخاصة بمجموعة بوتيك والمساعدة في إنشاء وتجميع إجراءات ائتمانية واضحة ومحددة لجميع المناصب في الإدارة.

التحقيق في جدارة العميل الائتمانية من خلال وسائل مختلفة متاحة (مثل وكالة تحصيل الديون DECOL، البنوك، المؤسسات الأخرى... إلخ) والتوصية بالموافقة على الائتمان أو رفضه للإدارة.

الاحتفاظ بسجل كامل لكل عميل يحتوي على جميع المستندات المتعلقة بالبحث الائتماني.

تحديث العملاء المعتمدين ائتمانياً في Opera وERP.

يجب إبلاغ أسماء المتعثرين إلى مديري الائتمان الآخرين في وحدات الأعمال الاستراتيجية ومدير المالية.

وضع ومراجعة حدود الائتمان بانتظام لكل من الضيوف المقيمين وأرصدة دفتر المدينة. إرسال تقرير الأرصدة المرتفعة بالبريد الإلكتروني إلى المكتب الأمامي والتحقق من الملاحظات المحدثة المقدمة من موظفي المكتب الأمامي ومتابعة أي تناقضات مع مدير المكتب الأمامي. نسخة ورقية من تقرير الأرصدة المرتفعة مرتين أسبوعياً ليتم توقيعها من المدير العام ومدير المالية.

اجتماع ائتماني شهري مع مدير المالية.

متابعة تحصيل الشيكات المرتجعة، واسترداد رسوم بطاقات الائتمان؛ حسابات Skipper.

التحقيق في الرسوم المتنازع عليها ومتابعة الاستفسارات الواردة من عملاء دفتر المدينة وعملاء بطاقات الائتمان.

مراقبة ما إذا كان موظفو الحسابات المدينة يحتفظون بتوثيق مفصل مستمر لجميع جهود التحصيل للتحليل المستقبلي لجدارة العميل الائتمانية وليكونوا سنداً في حالة شطب الديون المعدومة.

التوصية بشطب الديون غير القابلة للتحصيل. يجب أن يتم الشطب بعد 6-12 شهراً.

مراجعة وتوقيع الفواتير الأولية وتمرير نسخة إلى القسم المسؤول وحفظ نسخة. يجب أن تتم المتابعات من قبل الأقسام المعنية. يجب إبلاغ هذه الأقسام عند وصول الأموال.

تسوية أرصدة ميزان المراجعة للحسابات المدينة مع حسابات دفتر الأستاذ العام كل شهر وضمان دقة التقادم.

ضمان أن جميع التحويلات إلى دفتر المدينة من خلال مدققي الليل والدخل تتوافق مع حساب التحكم.

تدقيق حسابات دفتر المدينة والقيود اليومية التي أعدها موظفو الحسابات المدينة وتمريرها إلى المراقب المالي للمراجعة والتوقيع قبل ترحيلها عبر ERP أو Opera.

ضمان أن موظفي الحسابات المدينة يتحققون من استلام جميع كشوف دفتر المدينة اليومية من المكتب الأمامي.

ضمان أن جميع تحويلات الكشوف معتمدة من المدينين وموجهة إلى العميل الصحيح.

ضمان دقة جميع الرسوم والائتمانات المرحلة إلى الحسابات الفردية.

ضمان أن موظفي الحسابات المدينة يعالجون الفواتير/الكشوف فوراً ويصدرون كشوفاً مؤقتة وشهرية وخطابات متابعة في الوقت المناسب.

ضمان أن موظفي الحسابات المدينة يراقبون ويحتفظون بالمستندات الداعمة لجميع الودائع المقدمة.

الإجابة على استفسارات العملاء بسرعة واحترافية وكفاءة.

ضمان أن موظفي الحسابات المدينة يتحققون من أن أسعار الغرف المفروضة على وكلاء السفر تتوافق مع العقد.

ضمان إتمام فواتير المجموعات وفقاً للعقد.

بدء دفع عمولات وكلاء السفر على أساس تقارير الحاسوب التي تم التحقق منها.

تحديث أي تغييرات في تفاصيل العميل وجهات الاتصال.

التحقق من أن الفواتير مرفقة بالتفاصيل المناسبة مثل خطاب التفويض أو القسائم أو أي مستندات أخرى ذات صلة تدعم الرسوم قبل إرسالها إلى العميل.

ضمان أن موظفي الحسابات المدينة يحتفظون بالسجلات أي نسخة من الفواتير والمستندات الداعمة والكشوف والأرشفة... إلخ.

تسليم الفواتير إلى الأماكن المناسبة وضمان استلام الشخص المعني لها.

إعداد تقرير عدم الحضور/الإلغاء والمغادرة المبكرة يومياً وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى المدير العام ورؤساء الأقسام المعنيين.

مراقبة أداء الموظفين من خلال التقييمات السنوية.

التقارير الشهرية للحقائق والأرقام إلى الإدارة.

تبني وممارسة القيم والكفاءات الموروثة للشركة في جميع التفاعلات مع الفريق وأصحاب المصلحة، والعمل كقدوة للثقافة والسلوكيات المرجوة.

خريج كلية (درجة في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها).

خبرة في دور مماثل لمدة 3 سنوات أو أكثر.

خبرة في صناعة الضيافة.

إتقان التواصل باللغة الإنجليزية ومهارات الحاسوب وخاصة تطبيقات مايكروسوفت.

أساسي

إثبات معرفة عمليات وسياسات إدارة المالية والمحاسبة في الشرق الأوسط

خبرة في المالية ضمن صناعة الضيافة أو خدمة العملاء (خلفية في تشغيل الفنادق تحظى بتقدير عالٍ)

مرغوب

الخبرة السابقة في دور مماثل تحظى بتقدير عالٍ

التواصل

داخلياً

فريق الإدارة وجميع الزملاء داخل الفندق

فرق المالية في وحدات الأعمال الاستراتيجية الأخرى

فرق المالية الجماعية والإقليمية

المدققون الداخليون

خارجياً

مقدمو الخدمات المالية

موردو الفندق

مديرو الأصول

المدققون الخارجيون

الكفاءات الرئيسية

أساسي

مستوى عالٍ من اللغة الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة للأعمال

إتقان تطبيقات مايكروسوفت